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Digitalisierung: Strategische Umzugsplanung

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Digitale Infrastruktur, Systeme und Prozesse zukunftssicher in Standortverlagerungen integrieren

Digitale Infrastruktur, Systeme und Prozesse zukunftssicher in Standortverlagerungen integrieren

Ein Standortumzug ist ein komplexes Vorhaben – nicht nur logistisch, sondern vor allem digital-strategisch. Moderne Büro- und Arbeitswelten sind auf vernetzte IT-Infrastruktur, digitale Tools, mobile Arbeitsplätze und datenbasierte Prozesse angewiesen. Im Rahmen einer strategischen Umzugsplanung muss die Digitalisierung integriert mitgeplant und umgezogen werden: Systeme, Schnittstellen, Hardware, Buchungsplattformen, Apps, Sensorik, Sicherheitszugänge und Nutzererlebnisse. Nur dann funktioniert der neue Standort ab Tag 1 – zuverlässig, sicher und zukunftsfähig. Ein Standortumzug ohne digitale Planung ist ein Umzug mit erhöhtem Betriebsrisiko. Digitalisierung ist nicht nur Infrastruktur, sondern zentrales Betriebselement moderner Bürowelten – und muss entsprechend strategisch integriert, abgestimmt und getestet werden. Nur mit klarer Projektstruktur, abgestimmten Zielbildern, realistischen Ressourcen und nutzerorientierter Einführung gelingt ein reibungsloser Übergang in einen smarten, funktionierenden und zukunftssicheren neuen Standort.

Standortwechsel smart und systemintegriert gestalten

Zielsetzung der digitalen Umzugsplanung

  • Sicherstellung der unterbrechungsfreien digitalen Arbeitsfähigkeit

  • Vermeidung von Systemausfällen, Medienbrüchen oder Datenverlusten

  • Integration von Smart-Building-Technologien und Workplace-Plattformen

  • Vorbereitung auf zukünftige Nutzungs- und Betriebskonzepte (hybrid, flexibel, ESG-gesteuert)

  • Ermöglichung eines reibungslosen Übergangs zwischen Alt- und Neusystemen

Digitale Teilbereiche im Kontext eines Büro-Umzugs

Bereich

Digitale Aspekte

IT-Infrastruktur

Netzwerkinstallation, WLAN-Abdeckung, Serverumzug, IP-Planung

Arbeitsplatztechnologie

Notebooks, Dockingstations, Monitore, Telefonie, Peripherie

Meeting- & Medienräume

VC-Systeme, Screens, Raumsteuerung, Medientechnikverkabelung

Buchung & Workplace-Apps

Integration von Raum- und Arbeitsplatzbuchung, Feedbacksystemen

Zugangssysteme & Sicherheit

Badge-Leser, QR-Zugang, Besucher-Check-in, Aufschaltungen

Sensorik & Smart Building

Präsenz-, Klima-, CO₂-, Licht-, Geräuschsensoren

Helpdesk & Supportsysteme

Störmeldesystem, Ticketübergabe, Ansprechpartner vor Ort

Daten- & Systemmigration

CAFM, Intranet, DMS, HR-Systeme, Dashboards

Vorplanung / Standortentscheidung

  • Analyse des digitalen Ist-Zustands (Systemlandschaft, Abhängigkeiten, Schwachstellen)

  • Definition eines digitalen Zielbilds für den neuen Standort

  • Einbindung von IT, FM, Sicherheit, HR, Kommunikation, Nachhaltigkeit

Detailplanung

  • IT-/Medientechnikkonzept für Räume, Infrastruktur, Technik

  • Zeit- und Maßnahmenplan für Systemumzüge, Hardwaretransfers, Neuinstallationen

  • Schnittstellenplanung: Welche Systeme müssen wann miteinander funktionieren?

  • Ausschreibung und Beauftragung von Dienstleistern (IT, AV, Zutritt, Sensorik)

Umsetzung und Umzug

  • phasenweise Migration oder Parallelbetrieb mit Go-Live-Termin

  • Vor-Ort-Support bei Inbetriebnahme von Technik, WLAN, Arbeitsplatzsystemen

  • Schulung der Nutzenden (z. B. VC-Technik, Buchungs-App, Zutritt)

  • Testläufe: Raum-Check, Buchungsprozess, Ticketing, Sicherheitszugang

Inbetriebnahme und Nachsteuerung

  • Monitoring des Betriebs: Was funktioniert? Was nicht?

  • Feedbackaufnahme durch QR, App oder Hotline

  • Nachjustierung von WLAN, Sensorik, Medientechnik

  • Übergabe in Standardbetrieb mit klaren Zuständigkeiten und digitalen Rollen

Erfolgsfaktoren für digitale Umzugsprojekte

Erfolgsfaktor

Wirkung

Interdisziplinäre Projektstruktur

IT, FM, Digitalisierung, Kommunikation ziehen gemeinsam

Digitale Zielbilder vor Umzug definieren

Vermeidung von Insellösungen und Reibungsverlusten

Staging & Testing vor Inbetriebnahme

Technik funktioniert sofort, nicht später

Nutzerzentrierung & Kommunikation

Sicherheit und Akzeptanz für neue digitale Abläufe

Dokumentation & Übergabe an Betrieb

Kein Tool ohne Betriebskonzept und Ansprechpartner

Digitale Services mit besonderem Umzugsbedarf

Service / Anwendung

Umzugsbesonderheit

Raumbuchungssystem

neue Raumstruktur einpflegen, Ausstattung verknüpfen

Desk-Sharing-App

Zonen- und Platzdefinition anpassen, Testläufe

Zugangssysteme

neue Leserstandorte, Datenübernahme, Nutzerrechte

Helpdesk / Ticketing

Neuverortung von Anfragen, neue Kategorien / QR-Codes

Smart Building-Systeme

Kalibrierung von Sensoren, Datenpfade aktualisieren

Kunden- und Besuchersysteme

CI-gerechte Konfiguration neuer Begrüßungsstrecken

Schnittstellenmanagement

  • CAFM ↔ Buchungssystem: Raumprofile aktualisieren, Nutzungsdaten tracken

  • IT ↔ GLT: Schnittstellen für Temperatur, Licht, Zugang prüfen

  • DMS ↔ Intranet / App: digitale Raumpläne, Bedienanleitungen einpflegen

  • Ticket ↔ Nutzer-App: direkte Zuordnung von Raum / Arbeitsplatz / Meldung