Facility Management Konzept

• Scanner: Hochleistungs-Scanner zur Erfassung von Dokumenten in hoher Auflösung, inklusive automatischer Dokumentenzuführung und Duplex-Scanning.

• OCR-Software: Robuste Texterkennungssoftware, die in der Lage ist, verschiedene Schriftarten, Sprachen und handschriftliche Notizen zu erkennen und in durchsuchbare und bearbeitbare digitale Formate umzuwandeln.

• ERP-Systeme: Integrierte Systeme zur Verwaltung und Automatisierung betrieblicher Prozesse, einschließlich Finanzmanagement, Personalwesen, Beschaffung und Wartung.

• Dokumentenmanagement-System (DMS): Zentrale Plattform zur Speicherung, Verwaltung und Archivierung digitalisierter Dokumente mit umfassenden Funktionen zur Versionierung, Zugriffskontrolle und Volltextsuche.

• FM-Software: Spezialisierte Softwarelösungen zur Verwaltung von Facility-Management-Prozessen, wie Instandhaltungsplanung, Raumverwaltung, Energie-Management und Compliance-Tracking.

• Erfassung: Scannen aller relevanten Unternehmens- und FM-Dokumente mit hohen Auflösungen, um die Detailgenauigkeit zu gewährleisten.

• Texterkennung: Anwendung von OCR-Software zur Texterkennung und Umwandlung in durchsuchbare PDF- oder textbasierte Formate. Nutzung von Machine-Learning-Algorithmen zur Verbesserung der Texterkennungsgenauigkeit über die Zeit.

• Speicherung: Speicherung der digitalisierten Dokumente im DMS. Hierbei werden Metadaten hinzugefügt, um die Auffindbarkeit zu verbessern und die Verwaltung zu erleichtern.

• Indexierung: Kategorisierung und Indexierung der Dokumente nach vordefinierten Taxonomien und Klassifikationssystemen zur einfachen Auffindbarkeit und effizienten Verwaltung.

• Eingangspost: Scannen und digitale Verarbeitung eingehender Post. OCR-Software zur Erkennung und Klassifizierung der Dokumente. Automatische Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen oder Personen basierend auf vordefinierten Workflows und Regeln.

• Ausgangspost: Erstellung und Versand von Dokumenten in digitaler Form. Automatische Archivierung aller ausgehenden Korrespondenz im DMS, inklusive der Generierung von Versandbestätigungen und Empfangsprotokollen.

• Integration: Einbindung der digitalisierten Dokumente in ERP-Systeme, DMS und FM-Software. Entwicklung von Schnittstellen (APIs) zur nahtlosen Integration und Datenübertragung zwischen den Systemen.

• Zugriff: Sicherstellung eines dezentralen Zugriffs auf Dokumente für alle berechtigten Mitarbeiter über sichere, cloudbasierte Plattformen. Nutzung von Single-Sign-On (SSO) und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) zur Verbesserung der Sicherheit.

• Automatisierung: Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung wiederkehrender Dokumentenprozesse, wie Rechnungserfassung, Genehmigungsworkflows und Vertragsverlängerungen.

• KI-Tools: Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Analyse, Klassifizierung und Vorhersage von Dokumenteninhalten. Nutzung von Natural Language Processing (NLP) zur Extraktion relevanter Informationen aus unstrukturierten Daten.

• Schulung: Umfassende Schulungsprogramme für Mitarbeiter zur Einführung in die neuen digitalen Tools und Prozesse. Bereitstellung von Online-Tutorials, Webinaren und praktischen Workshops.

• Change Management: Entwicklung und Implementierung eines Change-Management-Plans zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Anpassung an neue Arbeitsweisen und Technologien. Regelmäßige Kommunikation und Feedback-Schleifen zur Sicherstellung einer reibungslosen Transition.

• Reduzierung von Papierkosten: Einsparungen bei Druck-, Lager- und Archivierungskosten durch die Umstellung auf digitale Dokumente.

• Effizienzsteigerung: Schnellere Dokumentensuche und -verarbeitung reduziert den Zeitaufwand und die Arbeitskosten. Automatisierung von Routineaufgaben durch RPA und KI-Tools führt zu weiteren Effizienzgewinnen.

• Weniger Fehler: Verringerung von Fehlern und Redundanzen durch klare und zugängliche Dokumentation. Automatisierte Prozesse reduzieren die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.

• Optimierte Flächennutzung: Reduzierung von physischen Lagerräumen für Dokumente führt zu einer besseren Nutzung der verfügbaren Büroflächen.

• Bessere Entscheidungsgrundlage: Zugriff auf aktuelle und vollständige Daten zur Optimierung des Gebäudebetriebs und der Ressourcenplanung. Analytische Tools und Dashboards bieten Echtzeit-Einblicke und unterstützen fundierte Entscheidungen.

• Sofortiger Zugriff: Schneller und einfacher Zugriff auf relevante Informationen für alle berechtigten Mitarbeiter. Digitale Dokumente sind durchsuchbar und leicht auffindbar.

• Mobilität: Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Standorten und Geräten aus, was die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit erhöht. Unterstützung von Home-Office und mobilem Arbeiten durch cloudbasierte Lösungen.

• Backup und Wiederherstellung: Digitale Dokumente können regelmäßig gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt werden, wodurch das Risiko von Datenverlust verringert wird. Nutzung von redundanten Speichersystemen und Disaster-Recovery-Plänen.

• Zugriffskontrollen: Implementierung von Zugriffsrechten und Sicherheitsprotokollen zum Schutz sensibler Informationen. Nutzung von Verschlüsselungstechnologien und Sicherheitsrichtlinien zur Gewährleistung der Datensicherheit.

• Teilen von Informationen: Einfache Weitergabe von Dokumenten und Informationen innerhalb des Teams und mit externen Partnern. Nutzung von Kollaborationsplattformen und digitalen Whiteboards.

• Transparenz: Erhöhung der Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Prozessen und Entscheidungen durch digitale Protokolle und Audit-Trails.

Die Digitalisierung von Archiven, Post und Dokumenten im Facility Management bietet erhebliche wirtschaftliche und qualitative Vorteile. Durch die Umwandlung analoger Informationen in digitale Formate können Unternehmen Kosten senken, die Effizienz steigern, die Datensicherheit erhöhen und die Qualität ihrer Dienstleistungen verbessern. Darüber hinaus eröffnen die Digitalisierung und der Einsatz von KI-Tools neue Möglichkeiten für die Automatisierung und Optimierung von Prozessen. Ein gut durchdachtes Digitalisierungskonzept ist daher ein entscheidender Schritt hin zu einem modernen und zukunftsfähigen Facility Management.

Das kontinuierliche Monitoring und die Weiterentwicklung des Digitalisierungskonzepts sind essenziell, um den sich wandelnden Anforderungen und technologischen Fortschritten gerecht zu werden. Der Einsatz von KI und Machine Learning wird in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen und zusätzliche Optimierungspotenziale eröffnen.