Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Digitalisierung: Prozessoptimierung

Facility Management: Digitalisierung » Strategie » Prozessoptimierung

Effizienzsteigerung, Transparenz und Nutzerzentrierung durch digital gestützte Arbeitsabläufe

Effizienzsteigerung, Transparenz und Nutzerzentrierung durch digital gestützte Arbeitsabläufe

Digitalisierung ist kein Selbstzweck – sie entfaltet ihren tatsächlichen Mehrwert dann, wenn sie zur gezielten Optimierung von Prozessen eingesetzt wird. Viele Organisationen haben bereits digitale Tools im Einsatz, doch Prozesse bleiben komplex, ineffizient oder fehleranfällig, wenn Digitalisierung nicht strukturiert und prozessorientiert gedacht wird. Ziel der digitalen Prozessoptimierung ist es, analoge, manuelle oder intransparente Abläufe durch standardisierte, automatisierte und datenbasierte Workflows zu ersetzen – für mehr Qualität, Geschwindigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nutzerzufriedenheit. Digitale Prozessoptimierung ist ein Schlüssel zur intelligenten und effizienten Organisation. Sie reduziert Aufwand, erhöht Qualität, beschleunigt Abläufe und schafft messbaren Mehrwert – für Nutzende, für Dienstleister und für das Facility- oder Gebäudemanagement. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Verbindung von Prozessorientierung, Digitalisierungskompetenz und Nutzerfokus – kombiniert mit klaren Verantwortlichkeiten und vernetzten Systemen.

Effizienz und Transparenz durch strukturierte Workflows

Zielsetzung der digitalen Prozessoptimierung

  • Vereinfachung und Beschleunigung bestehender Arbeitsabläufe

  • Automatisierung von Standardprozessen zur Reduktion manueller Aufwände

  • Medienbruchfreie Integration über Systemgrenzen hinweg

  • Erhöhung von Transparenz, Qualität und Steuerbarkeit

  • Verbesserung der Servicequalität und Nutzererfahrung

Typische Schwachstellen in Prozessen ohne Digitalisierung

Bereich

Häufige Probleme

Kommunikation

E-Mail-Flut, fehlende Nachverfolgbarkeit

Datenhaltung

Doppelerfassung, uneinheitliche Formate, Excel-Abhängigkeit

Genehmigungen

Unklare Verantwortlichkeiten, Papierprozesse

Serviceprozesse (FM/IT)

Lange Bearbeitungszeiten, keine Ticketverfolgung

Raumbuchung / Ressourcen

Doppelbelegungen, keine Transparenz über Verfügbarkeit

Störungsmanagement

Meldung per Zuruf, keine Dokumentation, keine Auswertung

Analysephase

  • IST-Prozesse aufnehmen: Wer macht was – mit welchen Medien?

  • Schwachstellen identifizieren: Wo treten Verzögerungen, Fehler, Medienbrüche auf?

  • Nutzerfeedback einholen: Wo hakt es? Was nervt?

  • Prozesse visualisieren (z. B. Swimlane-Diagramme)

Zielprozess definieren

  • Ziel: einfacher, schneller, transparenter

  • Festlegung digitaler Tools, Rollen, Workflows

  • Auswahl geeigneter Systeme / Plattformen / Apps

  • Schnittstellen zu bestehenden Tools (z. B. CAFM, ERP, Helpdesk, DMS)

Optimierungsbeispiele durch Digitalisierung

Prozess

Optimierung durch Digitalisierung

Störungsmeldung im Gebäude

App + QR-Code mit direkter Ticketanlage und Rückmeldung

Reinigung bei Bedarf

Sensorik- oder Buchungsbasierte Steuerung mit Feedbackfunktion

Raumbuchung

Kalenderintegration + Panelanzeige + No-Show-Erkennung

Besuchermanagement

Self-Check-in-Terminal + Ausweisdruck + Benachrichtigung per App

Materialbestellung

Formular mit Genehmigungsworkflow + Statusanzeige

Genehmigungen (z. B. Zutritt)

digitaler Antrag + automatisierte Weiterleitung + Protokollierung

Digitale Werkzeuge und Plattformen

Tooltyp

Nutzen in der Prozessoptimierung

CAFM-Systeme

Workflowsteuerung für FM-Prozesse, Datenquelle

Ticketing-/Helpdesk-Systeme

strukturierte Bearbeitung, Auswertung, Eskalation

Forms / Workflow-Engines

Genehmigungsprozesse, Anträge, Automatisierung

Apps & QR-Codes

Sofortzugriff auf Prozesse vor Ort

Dashboards / BI-Tools

Visualisierung von Prozesskennzahlen in Echtzeit

Integration in bestehende Strukturen

  • Schnittstellen definieren: System-zu-System-Datenflüsse klären

  • Pflegeverantwortung festlegen (z. B. für Prozessdaten, Nutzerrollen)

  • Prozesse im Intranet dokumentieren (z. B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen)

  • Schulung / Onboarding für neue digitale Abläufe

  • Feedbackmechanismen (z. B. „Wie war der Serviceprozess für Sie?“)

Erfolgsfaktoren

Erfolgsfaktor

Wirkung

Klares Zielbild je Prozess

Reduktion auf das Wesentliche, bessere Umsetzung

End-to-End-Digitalisierung

kein Medienbruch vom Start bis zum Abschluss

Nutzerzentriertes Design

hohe Akzeptanz, geringere Fehlerquote

Automatisierte Auswertung

Steuerung und Optimierung auf Basis echter Daten

Iteratives Vorgehen

schnelles Lernen, schrittweiser Ausbau