Ausschreibung: Digitalisierung von Altakten, Archiven und Post

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Ausschreibung zur Digitalisierung von Altakten, Archiven und Post, inklusive der selektiven Auslagerung archivierungspflichtiger Dokumente in externe Archive

Eine Neuausschreibung zur Digitalisierung von Altakten, Archiven und Post sowie zur Auslagerung archivierungspflichtiger Dokumente in externe Archive umfasst detaillierte Ausschreibungsunterlagen (Projektinfo, LV, Formblätter, Vertragsentwurf, Zeitplan), klare Ziele (ersetzendes Scannen, Raumgewinn, schnellere Recherche, DSGVO-Konformität), fest definierte Schnittstellen (DMS/ECM, Poststelle, Archivlager), Qualitätsstandards (Scandpi, OCR-Genauigkeit, Indexiermasken, Service-Level, Reklamationsprozess), Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen (Transport, Zugriffsschutz, DSGVO), Pilotphase zur Absicherung von Prozessen und Qualität und eine Langzeit-Strategie (Löschkonzepte, Lifecycle Management, e-Akte-Integration).
So wird die Ausschreibung umfassend, rechtssicher und vergleichbar. Bieter können präzise Angebote erstellen, und der Auftraggeber erhält eine maßgeschneiderte, transparente Lösung zur digitalen Transformation seiner Bestände und Postvorgänge sowie zur sicheren Auslagerung physischer Dokumente.

Ziel
Leistungsumfang
Rechtliche Grundlagen
Ausschreibungsunterlagen
Vergabe- und Bewertungsverfahren
Umsetzung
Weiterentwicklung

Zielsetzung

In vielen Organisationen – ob Behörde, Unternehmen oder Institution – entsteht über Jahre ein großer Bestand an papierbasierten Archiven und Altakten, die teils archivierungspflichtig sind. Gleichzeitig ist der tägliche Posteingang in Papierform oft aufwendig und wenig effizient.

Die Ausschreibung für die Digitalisierung dieser Altbestände (Akten, Archive) und des laufenden Posteingangs, sowie die Auslagerung von weiterhin archivierungspflichtigen Originalen an ein externes Archiv, dient den Zielen:

Platz- und Kostenersparnis: Reduktion des analogen Aktenbestands vor Ort.
Beschleunigung von Recherche- und Arbeitsprozessen durch digitale Verfügbarkeit.
Rechtssicherheit (GoBD, DSGVO, Archivgesetze) sowie Langzeitarchivierung.
Professionelle und sichere Auslagerung von Dokumenten, die im Original weiter aufbewahrt werden müssen.

Digitalisierung von Altakten

Sichtung und Sortierung vorhandener Akten (Volumen, Formate, Zustand).
Vorbereitung (Entklammern, Glätten), Scan (z. B. 300 dpi Farbe/Graustufe, OCR-fähiges Format), Indexierung (Metadaten).
Nachbearbeitung (Qualitätscheck), Erstellung von PDF/A oder TIFF-Dateien.
Festlegung: Vernichtung oder Rückführung der Originale nach Freigabe.

Digitalisierung laufender Post

Tägliche oder wöchentliche Posteingangsverarbeitung, Scannen, in definierte Kategorien verteilen.
Ggf. automatisierte Workflows (z. B. Rechnungen an Buchhaltung, Vertragsdokumente an Rechtsabteilung).
Kurze Bearbeitungszeiten (z. B. ≤ 24 h).

Selektive Auslagerung archivierungspflichtiger Dokumente

Für jene Unterlagen, die laut Gesetzen (z. B. AO, HGB, branchenspezifische Vorschriften) oder internen Richtlinien weiter im Original aufbewahrt werden müssen.
Beschriftung, Katalogisierung (Barcodes, Archivpläne), sicherer Transport ins externe Archivlager.
Definierter Zugriffsprozess: Wie Originale angefordert und zurückgesandt werden, Reaktionszeiten (48 h, 24 h Eilanforderung).

Revisionssichere Ablage

Einbindung ins bestehende DMS oder ECM-System, oder Aufbau einer eigenen Softwarelösung (Mandantenfähig, DSGVO-konform).
Ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN (wenn Original vernichtet werden darf).
Protokollierung von Zugriffen, Änderungshistorie.

Datenschutz und Sicherheit

DSGVO-konformes Handling personenbezogener Daten (Zugriffsrechte, Löschfristen).
Physische Sicherheit: Transport in verschlossenen Boxen, Zutrittskontrolle in Scanzentrum/Archiv, ggf. Kameras, Alarmsystem.

Archivierungs- und Aufbewahrungsfristen

HGB, AO, branchenspezifische Gesetze (z. B. Sozialgesetze, Medizinrecht), ggf. 6–30 Jahre.
DSGVO, BDSG: Personenbezogene Daten nur so lange aufbewahren wie nötig, Löschkonzepte.

GoBD / TR-RESISCAN

Revisionssichere Abbildung elektronischer Dokumente, Nachweisbarkeit von Originaltreue.
Ersetzendes Scannen: Prozessdefinierung, Audit Trail, Signatur/ Zeitstempel ggf. erforderlich.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO), Regeln zu Verschlüsselung und Zugriffsprotokollen.
Sicherheitskonzept (Transport, Lagerung, digitale Ablage).

Anschreiben / Einladungsbrief

Kurze Darstellung der Ausgangssituation, Projektziele, Fristen (Bieterfragen, Angebotsabgabe, Zuschlag).

Projektinformationen

Menge und Art der Altakten (z. B. x Tausend Ordner, DIN A4, A3, Sonderformate, Fotos, Pläne).
Umfang täglicher Posteingang (z. B. 100–200 Poststücke pro Tag).
Bestehende IT-Infrastruktur (DMS, ERP, e-Akte?), Anforderungen an Indexierung, Schnittstellen.
Vorgaben zur Auslagerung archivierungspflichtiger Dokumente (z. B. archivwürdige Originale).

Leistungsbeschreibung / Leistungsverzeichnis

Digitalisierungsprozess: Transport, Vorbereitung, Scaneinstellungen (Auflösung, Farbe, Format), OCR.
Indexierungskonzept: Metadatenfelder, Dokumententypen, Barcodeerkennung, Klassifizierung.
Posteingangsverarbeitung: Tägliche Abholung/Eingang, Bearbeitungszeiten, Verteilung an Fachbereiche.
Externe Archivierung: Logistik (Kartonisierung, Barcodes), Lagerungsbedingungen, Zugriffs- und Aushebestandards.
Service-Level: Bearbeitungszeit, Qualitäts- und Fehlerquoten, Sicherheitsmaßnahmen.
Datensicherheit, DSGVO-Konformität (TOMs, Auftragsverarbeitungsvertrag).

Formblätter

Preisblätter: € pro gescannter Seite, Pauschalen pro Meter Archivgut, Kosten pro archiviertem Karton/Monat.
Eignung: Referenzen (ähnliche Projekte), Personalkapazität, Zertifikate (ISO 9001, ISO 27001).
Datenschutz- und Sicherheitskonzept.

Vertragsentwurf

Dienst- oder Werkvertrag: Ggf. kombinierte Abrechnung (Pauschale + Einzelpreise).
Laufzeit, Eskalationswege, Pönalen bei SLA-Verstoß, Bonus bei besonders schneller/besserer Leistung.
Ggf. Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitsvereinbarungen, ADV-Vertrag (Art. 28 DSGVO).

Zeitplan

Bieterfragen, Abgabetermine, geplanter Zuschlag, Start der Pilotphase, Roll-out für Massen-Scan.
Ggf. parallel existierende Verträge (Hauspost, Archivssoftware).

Anlagen

Bestandslisten (Auflistung Aktenordner, Schätzmenge Posteingang), Musterdokumente.
Prozess- oder Ablaufdiagramme (Prototyp, wie man sich Scannen + Indexieren + Upload ins DMS vorstellt).

Vergabeart

Bei öffentlichem Auftraggeber: UVgO oder VOL/A (Dienstleistungen). Ab bestimmtem Volumen ggf. EU-Verfahren.
Privater Auftraggeber: Freies Verfahren, oft standardisiertes Mehrphasenmodell (Angebote, ggf. Verhandlung, Zuschlag).

Bewertungskriterien

Preis: Kosten pro Seite / Ordner / Karton, Abrechnungsmodalitäten für Post-Scan.
Qualität: Scantechnik (Auflösung, Farbtiefe), OCR-Genauigkeit, Indexierungsfelder, Revisionssicherheit (GoBD).
Service: Bearbeitungszeit (z. B. 24h für Posteingang), Fehlerquoten, Reklamations- und Korrekturverfahren.
Datenschutz: DSGVO-Konzept, ISO 27001, physische Sicherheitsstandards.
Referenzen: Ähnliche Digitalisierungsprojekte bei ähnlicher Größenordnung.

Angebotsprüfung

Formale Vollständigkeit, Erfüllung Muss-Kriterien (z. B. min. x Staff, x Scanner?).
Fachlich: Plausibilitätscheck (wie Indizierung gelöst, wie Sicherheitskonzept?).
Ggf. Bietergespräche, Pilot- oder Demoscans als Tests.

Zuschlag und Vertragsabschluss

Mitteilung Vergabeentscheidung, ggf. Stillhaltefrist.
Finaler Vertrag + Zeitplan (Start Pilotphase, Massen-Scan, Einbau Posteingangsdienst, Auslagerungsprozesse).

Pilot- oder Testphase

Testscan repräsentativer Aktenordner, Prüfung Indizierung, OCR-Qualität, Dokumenttyp.
Feineinstellung von Parametern (Scandpi, Metadatenmasken, Kompressionsverfahren, Posteingangsablauf).

Massen-Digitalisierung

Taktische Planung: Wann / wie viele Ordner pro Woche transportiert, wie Zwischenlagerung, Entklammern?
Qualitative Kontrollmechanismen: Stichproben, Reklamationswege.

Posteingangsverarbeitung

ggf. tägliche Abholung von Briefpost, Scannen und Verteilung über Workflow-/DMS.
Definierter Zeitrahmen (z. B. Posteingang bis 10 Uhr, digital verfügbar ab 14 Uhr).

Auslagerung archivierungspflichtiger Originale

Klassifizierung (Welche Unterlagen verbleiben im Original?), Barcodes, Katalogisierung.
Transport ins externe Archiv, Datenpflege in Archivdatenbank, Zugriffskonzept (Anforderung, Rücklieferung).

Abnahme

Prüfung auf Vollständigkeit und Lesbarkeit. Sicherstellung, dass alle Metadaten im DMS korrekt ankommen.
Musterauslagerung: Test, ob externe Archivabrufe funktionieren.

Regelbetrieb

Tägliche / laufende Digitalisierung neu anfallender Dokumente (Posteingang, frische Akten).
Zugriff auf externes Archiv bei Bedarf (max. Zeit X).
Fehler- und Reklamationsmanagement: Ggf. SLA, Ticketing.

Qualitätssicherung

Stichproben zur Scangüte, Indexfehlern, Bearbeitungszeit (Reporting an Auftraggeber).
Softwareupdates (DMS, Archivportal), Datensicherungskonzepte (Backup).

Optimierungspotenziale

Automatisierte Klassifizierung (z. B. KI / Machine Learning, Handschrifterkennung?),
Integration in E-Akte- oder e-Government-Lösungen, Synchronisierung mit ERP (z. B. Rechnungsworkflow).
ggf. Reduzierung physischer Aufbewahrung durch verstärktes ersetzendes Scannen (wenn gesetzlich zulässig).

Vertragsanpassungen

Wenn das Volumen stark steigt oder sinkt, neue Dokumententypen hinzukommen (z. B. großformatige Pläne).
Mögliche Verlängerungsoption (z. B. 2+1+1 Jahre).