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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Digitalisierung – Posteingang & Teilarchiv

Facility Management: Digitalisierung » Strategie » Ausschreibung » Kalkulation

Industrieunternehmen – 2‑Schicht‑Betrieb – Deutschland

Industrieunternehmen – 2‑Schicht‑Betrieb – Deutschland

Vorgabe: 2 500 Seiten je laufendem Meter Akten
Ein Industrieunternehmen im Zweischichtbetrieb in Deutschland verarbeitet Archivgut mit einer Dichte von 2.500 Seiten pro laufendem Meter. Für die Kalkulation digitaler Leistungen sind Seitenumfang, Schichtzeiten und Bearbeitungsgeschwindigkeit maßgeblich. Die genaue Erfassung dieser Parameter bildet die Grundlage für eine strukturierte Leistungsbeschreibung und eine wirtschaftlich ausgerichtete Angebotserstellung.

Mengengerüste, Scanparameter und Dokumentenklassen strukturiert erfassen

Mengengerüste

Kennziffer

Posteingang (laufend)

Teilarchiv (einmalig)

Tagesvolumen

50 Briefe

–

Jahresvolumen

12 500 Dok./a ⇒ 31 250 Seiten

100 lfd m (5 % von 2 km)

Seitenumfang Archiv

—

2 500 S./lfd m ⇒ 250 000 Seiten

Dokumente Archiv

—

ca. 50 000 Dok. (Ø 5 S./Dok.)

Posteingang (jährlich, unverändert)

Position

Kosten €

Verarbeitung (Scannen, Vorb., Index, QC, Routing)

7 800

ECM‑Hosting / Lizenzen

20 000

Service‑Desk (0,1 FTE)

6 000

Gesamt Posteingang / a

≈ 33 800 €

Kosten pro Brief ≈ 2,70 €.

Teilarchiv (100 lfd m · 250 000 Seiten)

Position

Kosten €

Aktenvorbereitung

7 500

Massenscan (300 dpi)

22 500

OCR & PDF/A

3 750

Indexierung (4 Felder)

5 000

Qualitätskontrolle 10 %

500

Verpackung & Transport

4 000

Langzeitspeicher (0,1 TB · 10 J)

6

Projektmanagement 8 %

3 460

Gesamt Archiv

≈ 46 700 €

Stückkosten

Betrag

€/Seite

0,19

€/Dokument

0,93

€/lfd m

≈ 470

Gesamtbudget (5 Jahre)

Posten

Jahr 1

Jahr 2‑5

Summe 5 J

Posteingang (laufend)

33 800

4 × 33 800

169 000

Teilarchiv (100 lfd m)

46 700

–

46 700

Gesamt

80 500

135 200

≈ 215 700 €

Nutzen auf einen Blick

  • Schneller Prozess: Briefe digital ≤ 24 h, Workflow‑gesteuerte Verteilung.

  • Platzersparnis: 100 lfd m Akten (≈ 60 m²) können entsorgt oder extern ausgelagert werden.

  • Compliance: Revisions‑, DSGVO‑ und GoBD‑konforme Ablage.

  • Suche & Automatisierung: OCR‑Volltext + Metadaten – Basis für spätere KI‑Klassifikation.

Ausschreibungs­kriterien (gekürzt)

  • SLAs: Post ≤ 24 h; Fehlblätter Archiv ≤ 0,5 %.

  • Preisstruktur: Click‑Preis/Seite + Pauschalen (Hosting, Support).

  • Datensicherheit: ISO 27001‑Scanstraße, verschlüsselte Übermittlung.

  • Abnahme: Pilot 5 000 Seiten; Random‑Stichproben im Projekt.

  • Optionen: Vollarchiv‑Scan, KI‑Extraktion, physische Aktenvernichtung.