Digitalisierung im FM: Auftraggeber- und Betreiberpflichten
Facility Management: Digitalisierung » Strategie » Betreiberverantwortung
Auftraggeber- und Betreiberpflichten
Die Digitalisierung im Facility Management (FM) eröffnet neue Möglichkeiten, Prozesse effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Sie umfasst die Einführung digitaler Werkzeuge, die Integration moderner Technologien wie IoT, KI und BIM sowie die Standardisierung von Daten und Abläufen. Die Digitalisierung im Facility Management bietet enorme Potenziale zur Effizienzsteigerung, Kostensenkung und Nachhaltigkeit. Auftraggeber und Betreiber haben spezifische Pflichten, die von der strategischen Planung über die Implementierung bis zur Nutzung digitaler Systeme reichen. Durch die Einhaltung rechtlicher und normativer Vorgaben sowie die Integration moderner Technologien kann die Digitalisierung nicht nur den Betrieb optimieren, sondern auch langfristig Wettbewerbsvorteile und nachhaltige Entwicklungen fördern.
Auftraggeberpflichten im Kontext der Digitalisierung
Strategische Planung und Zieldefinition
Definition: Auftraggeber sind verantwortlich für die strategische Planung und Definition der Ziele der Digitalisierung.
Pflichten:
Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie, die auf die spezifischen Anforderungen der Organisation abgestimmt ist.
Definition messbarer Ziele wie Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Sicherheit und Nachhaltigkeit.
Berücksichtigung von Anforderungen an Sicherheitssysteme gemäß DIN VDE 0833 und an IT-Infrastrukturen gemäß dem IT-Sicherheitsgesetz.
Einbindung von New-Work-Konzepten und flexiblen Arbeitsplatzlösungen, um den Anforderungen moderner Arbeitsumgebungen gerecht zu werden.
Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), GEG (Gebäudeenergiegesetz) und Normen wie DIN ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement).
Berücksichtigung von Dokumentenverwaltungssystemen (DMS), um die Organisation, Speicherung und Zugänglichkeit von Dokumenten zu standardisieren.
Rechtliche Grundlagen:
DSGVO: Anforderungen an Datenschutz und Datenverarbeitung.
GEG: Anforderungen an Energieeffizienz und Nachhaltigkeit.
IT-Sicherheitsgesetz: Schutz von IT-Infrastrukturen.
DIN ISO 27001: Informationssicherheitsmanagement.
DIN ISO 15489: Anforderungen an Dokumentenmanagement.
Strategische Planung und Zieldefinition
Definition: Auftraggeber sind verantwortlich für die strategische Planung und Definition der Ziele der Digitalisierung.
Pflichten:
Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie, die auf die spezifischen Anforderungen der Organisation abgestimmt ist.
Definition messbarer Ziele wie Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Sicherheit und Nachhaltigkeit.
Berücksichtigung von Anforderungen an Sicherheitssysteme gemäß DIN VDE 0833 und an IT-Infrastrukturen gemäß dem IT-Sicherheitsgesetz.
Einbindung von New-Work-Konzepten und flexiblen Arbeitsplatzlösungen, um den Anforderungen moderner Arbeitsumgebungen gerecht zu werden.
Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), GEG (Gebäudeenergiegesetz) und Normen wie DIN ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement).
Rechtliche Grundlagen:
DSGVO: Anforderungen an Datenschutz und Datenverarbeitung.
GEG: Anforderungen an Energieeffizienz und Nachhaltigkeit.
IT-Sicherheitsgesetz: Schutz von IT-Infrastrukturen.
DIN ISO 27001: Informationssicherheitsmanagement.
Strategische Planung und Zieldefinition
Definition: Auftraggeber sind verantwortlich für die strategische Planung und Definition der Ziele der Digitalisierung.
Pflichten:
Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie, die auf die spezifischen Anforderungen der Organisation abgestimmt ist.
Definition messbarer Ziele wie Effizienzsteigerung, Kostensenkung und Nachhaltigkeit.
Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), GEG (Gebäudeenergiegesetz) und Anforderungen an Sicherheitstechnik gemäß DIN VDE 0833 (Brandmeldeanlagen).
Rechtliche Grundlagen:
DSGVO: Anforderungen an Datenschutz und Datenverarbeitung.
GEG: Anforderungen an Energieeffizienz und Nachhaltigkeit.
DIN VDE 0833: Anforderungen an Sicherheitstechnik.
Auswahl und Implementierung digitaler Werkzeuge
Definition: Auftraggeber sind für die Auswahl und Implementierung geeigneter digitaler Systeme und Technologien verantwortlich.
Pflichten:
Auswahl von CAFM-Systemen, die den Anforderungen der DIN EN ISO 41011 (Facility-Management-Begriffe) und DIN EN ISO 41012 (Leitlinien für FM-Dienstleistungen) entsprechen.
Integration von BIM-Lösungen gemäß DIN EN ISO 19650 (Organisation und Digitalisierung von Bauwerksinformationen).
Einbindung von ERP-Systemen zur Ressourcenplanung, Materialverwaltung und Kostenkontrolle, unter Berücksichtigung der Anforderungen der DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement).
Einsatz von IoT-Technologien zur Vernetzung von Anlagen und Geräten, basierend auf DIN EN ISO 30141 (IoT-Referenzarchitektur).
Implementierung von AI-gestützten Systemen zur Verbesserung von Wartungsprozessen, Risikoanalysen und Entscheidungsfindung.
Auswahl und Integration von Dokumentenverwaltungssystemen (DMS) zur Sicherstellung einer effizienten Dokumentation und Nachvollziehbarkeit, gemäß DIN ISO 15489.
Sicherstellung der Interoperabilität digitaler Systeme durch Nutzung standardisierter Datenformate wie IFC (Industry Foundation Classes) gemäß DIN EN ISO 16739.
Datenmanagement und -pflege
Definition: Betreiber müssen die Aktualität, Sicherheit und Korrektheit der digitalen Daten sicherstellen.
Pflichten:
Pflege und Aktualisierung der Stammdaten gemäß DIN EN ISO 41001 (Managementsysteme für Facility Management).
Digitalisierung und Langzeitarchivierung gemäß DIN ISO 15489 (Informations- und Dokumentationsmanagement).
Integration von ERP-Systemen, um eine konsistente Datenbasis für operative und strategische Entscheidungen zu schaffen.
Sicherstellung der Datenkonsistenz und -integrität durch den Einsatz von AI-basierten Überwachungs- und Analyse-Tools.
Verwaltung und Nutzung von Dokumentenverwaltungssystemen (DMS) zur Optimierung der Dokumentationsprozesse, basierend auf DIN ISO 30301 (Managementsysteme für dokumentierte Informationen).
Durchführung regelmäßiger Backups, Sicherheitsaudits und Penetrationstests gemäß IT-Sicherheitsgesetz.
Rechtliche Grundlagen:
DIN EN ISO 41001: Anforderungen an das FM-Datenmanagement.
DIN ISO 15489: Anforderungen an Archivmanagement.
DIN ISO 30301: Dokumentenmanagementsysteme.
DSGVO: Datenschutz und Datenintegrität.
IT-Sicherheitsgesetz: Schutz kritischer IT-Infrastrukturen.
Nutzung digitaler Systeme für Betrieb und Instandhaltung
Definition: Betreiber müssen digitale Systeme effektiv für Betrieb und Instandhaltung nutzen.
Pflichten:
Nutzung von CAFM-Systemen zur Überwachung und Steuerung von Wartungsmaßnahmen gemäß DIN EN 13306 (Instandhaltungsmanagement).
Einsatz von IoT-Technologien zur Echtzeitüberwachung von Anlagenzuständen und Integration in Sicherheitssysteme gemäß DIN VDE 0833.
Analyse und Optimierung von Energieverbrauch und Betriebskosten mithilfe von AI-gestützten Systemen für prädiktive Analysen und Optimierungsmodelle.
Integration von ERP-Systemen, um Prozesse wie Lagerhaltung, Beschaffung und Ressourcenverwaltung zu automatisieren.
Nutzung digitaler Zwillinge (Digital Twins) für die Simulation und Optimierung von Anlagenprozessen, unter Berücksichtigung der Vorgaben der DIN SPEC 91345 (Referenzarchitekturmodell Industrie 4.0).
Rechtliche Grundlagen:
DIN EN 13306: Grundlagen des Instandhaltungsmanagements.
GEG: Anforderungen an Energieeffizienz.
DIN VDE 0833: Standards für Sicherheitssysteme.
DIN SPEC 91345: Digital Twins und Industrie 4.0.
Pflichten:
Nutzung von CAFM-Systemen zur Überwachung und Steuerung von Wartungsmaßnahmen gemäß DIN EN 13306 (Instandhaltungsmanagement).
Einsatz von IoT-Technologien zur Echtzeitüberwachung von Anlagenzuständen und Integration in Sicherheitssysteme gemäß DIN VDE 0833.
Analyse und Optimierung von Energieverbrauch und Betriebskosten unter Berücksichtigung von KI-gestützten Systemen für prädiktive Analysen.
Integration von ERP-Systemen zur Vereinheitlichung von Betrieb, Wartung und Ressourcenmanagement.
Rechtliche Grundlagen:
DIN EN 13306: Grundlagen des Instandhaltungsmanagements.
GEG: Anforderungen an Energieeffizienz.
DIN VDE 0833: Standards für Sicherheitssysteme.
Pflichten:
Nutzung von CAFM-Systemen zur Überwachung und Steuerung von Wartungsmaßnahmen gemäß DIN EN 13306 (Instandhaltungsmanagement).
Einsatz von IoT-Technologien zur Echtzeitüberwachung von Anlagenzuständen.
Analyse und Optimierung von Energieverbrauch und Betriebskosten.
Rechtliche Grundlagen:
DIN EN 13306: Grundlagen des Instandhaltungsmanagements.
GEG: Anforderungen an Energieeffizienz.
Sicherheit und Datenschutz
Definition: Betreiber müssen die Sicherheit und den Schutz der digitalen Systeme gewährleisten.
Stärken (Strengths):
Effizienzsteigerung: Automatisierung von Prozessen reduziert Fehler und manuelle Arbeitsaufwände.
Datenbasierte Entscheidungen: Nutzung von Analysen zur Optimierung von Betrieb, Archivverwaltung und Arbeitsplatzmanagement.
Nachhaltigkeit: Verbesserung der Ressourcennutzung und Überwachung von Umweltkennzahlen.
Compliance: Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie DSGVO, GEG und DIN-Normen.
Flexibilität: Digitalisierung ermöglicht agile Arbeitsmodelle und New-Work-Ansätze.
Schwächen (Weaknesses):
Hohe Initialkosten: Investitionen in Systeme, Schulungen und Infrastruktur.
Komplexität: Erfordert qualifiziertes Personal und eine klare Strategie.
Datenrisiken: Erhöhte Angriffsfläche für Cyberkriminalität.
Anpassungsbedarf: Schwierigkeiten bei der Integration von New-Work-Ansätzen in bestehende Strukturen.
Chancen (Opportunities):
Technologische Fortschritte: Integration von KI, IoT und Big Data.
Fördermittel: Nutzung staatlicher Subventionen für digitale Projekte.
Marktvorteile: Wettbewerbsvorteile durch Effizienz, Nachhaltigkeit und moderne Arbeitsplatzkonzepte.
Archivlösungen: Verbesserung der Langzeitaufbewahrung und Zugänglichkeit von Dokumenten.
Risiken (Threats):
Regulatorische Änderungen: Anpassungsbedarf bei neuen gesetzlichen Vorgaben.
Systemausfälle: Risiken durch technische Defekte oder Cyberangriffe.
Abhängigkeiten: Bindung an spezifische Anbieter und Technologien.
Widerstand: Widerstand gegen Veränderungen, insbesondere bei der Einführung neuer Arbeitskonzepte.
Stärken (Strengths):
Effizienzsteigerung: Automatisierung von Prozessen reduziert Fehler und manuelle Arbeitsaufwände.
Datenbasierte Entscheidungen: Nutzung von Analysen zur Optimierung von Betrieb und Wartung.
Nachhaltigkeit: Verbesserung der Ressourcennutzung und Überwachung von Umweltkennzahlen.
Compliance: Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Schwächen (Weaknesses):
Hohe Initialkosten: Investitionen in Systeme, Schulungen und Infrastruktur.
Komplexität: Erfordert qualifiziertes Personal und eine klare Strategie.
Datenrisiken: Erhöhte Angriffsfläche für Cyberkriminalität.