Digitalisierungsstrategien: Vom mobilen Arbeiten bis zur Cybersicherheit
TREIBER DER DIGITALEN TRANSFORMATION IM FACILITY MANAGEMENT UND UNTERNEHMENSWEITE OPTIMIERUNG
Die Digitalisierungsstrategie im Facility Management und im gesamten Unternehmen berücksichtigt sowohl wirtschaftliche als auch qualitative Vorteile. Sie fördert mobiles und flexibles Arbeiten, führt Change Management ein, unterstützt die Entwicklung und Schulung der Mitarbeiter, automatisiert Prozesse, digitalisiert Dokumente, nutzt Kollaborationstools, analysiert und verwaltet Daten, verbessert die Nachhaltigkeit und stärkt die Cybersicherheit.
Ein Weg zur digitalen Transformation im Facility Management und zur unternehmensweiten Optimierung
Strategie zur Digitalisierung im Facility Management und im Gesamtunternehmen:
Berücksichtigung von wirtschaftlichen und qualitativen Vorteilen: Die Digitalisierung sollte nicht nur aus technologischer Sicht betrachtet werden, sondern auch aus wirtschaftlicher und qualitativer Sicht. In unserer Strategie sollten wir daher die wirtschaftlichen und qualitativen Vorteile der Digitalisierung hervorheben und wie diese dazu beitragen können, unser Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen.
Mobiles und flexibles Arbeiten fördern: Die Digitalisierung ermöglicht es den Mitarbeitern, von überall aus auf Dokumente und Daten zuzugreifen. Dies eröffnet Möglichkeiten für mobile Arbeitsplätze und Homeoffice-Optionen. In unserer Strategie sollten wir daher Technologien und Prozesse fördern, die das mobile und flexible Arbeiten unterstützen. Dies könnte auch dazu führen, dass wir unsere Büroflächen umgestalten, um die Zusammenarbeit und Interaktion zwischen den Mitarbeitern zu fördern.
Change Management: Die Implementierung einer Digitalisierungsstrategie kann erhebliche Veränderungen in unserem Unternehmen mit sich bringen. Es ist daher wichtig, dass wir in unserer Strategie auch einen Plan für das Change Management berücksichtigen, um sicherzustellen, dass diese Veränderungen effektiv umgesetzt und von unseren Mitarbeitern akzeptiert werden.
Mitarbeiterentwicklung und -schulung: Die Digitalisierung kann zu erheblichen Veränderungen in der Arbeitsweise unserer Mitarbeiter führen. Es ist daher wichtig, dass wir in unserer Strategie Maßnahmen zur Unterstützung und Schulung unserer Mitarbeiter in Bezug auf neue digitale Tools und Prozesse berücksichtigen.
Prozessautomatisierung: Die Digitalisierung ermöglicht es uns, Prozesse zu automatisieren, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt. In unserer Strategie sollten wir untersuchen, welche Prozesse in unserem Unternehmen automatisiert werden können und welche Technologien dafür am besten geeignet sind.
Digitalisierung von Dokumenten: Die Umwandlung analoger Informationen in digitale Informationen ist ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung. Wir sollten eine Strategie für die Digitalisierung von Dokumenten entwickeln, die sowohl die Nutzung von Scannern und Texterkennungssoftware als auch die Einhaltung relevanter rechtlicher Anforderungen berücksichtigt.
Einsatz von Kollaborationstools: Die Nutzung von Kollaborationstools wie MS-Teams kann die Zusammenarbeit in virtuellen Teams verbessern. In unserer Strategie sollten wir daher den Einsatz solcher Tools fördern und gleichzeitig sicherstellen, dass die Mitarbeiter die notwendige Unterstützung und Schulung erhalten, um diese Tools effektiv zu nutzen.
Datenanalyse und -management: Mit der Digitalisierung geht eine enorme Menge an Daten einher. Die Fähigkeit, diese Daten effektiv zu sammeln, zu analysieren und zu nutzen, kann uns wertvolle Einblicke in unsere Betriebsabläufe geben und uns helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Wir sollten daher in unserer Strategie die Implementierung von Datenanalyse- und Managementtools berücksichtigen.
Nachhaltigkeit: Die Digitalisierung bietet auch Möglichkeiten zur Verbesserung der Nachhaltigkeit unseres Unternehmens, beispielsweise durch die Reduzierung des Papierverbrauchs durch die Digitalisierung von Dokumenten. In unserer Strategie sollten wir daher auch die Möglichkeiten zur Verbesserung der Nachhaltigkeit durch die Digitalisierung berücksichtigen.
Cybersecurity: Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch das Risiko von Cyberangriffen. Es ist daher unerlässlich, dass wir in unserer Strategie Maßnahmen zur Verbesserung unserer Cybersecurity berücksichtigen. Dies könnte die Implementierung von Sicherheitstechnologien, die Schulung unserer Mitarbeiter in Bezug auf Cybersicherheitspraktiken und die Entwicklung von Notfallplänen für den Fall eines Cyberangriffs beinhalten.
Die Integration von gescannter und automatisch verarbeiteter Eingangspost in das ERP-System ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierungsstrategie:
Dokumentenscanning und Texterkennung: Wir sollten in der Lage sein, eingehende Post zu scannen und Texterkennungssoftware (OCR) zu verwenden, um den Inhalt zu digitalisieren. Dies ermöglicht es uns, die Informationen in den Dokumenten zu erfassen und sie für die weitere Verarbeitung zugänglich zu machen.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung: Nachdem die Dokumente gescannt und digitalisiert wurden, sollten wir in der Lage sein, sie automatisch zu verarbeiten. Dies könnte beinhalten, dass wir die Dokumente klassifizieren, den Inhalt extrahieren und die relevanten Informationen in unser ERP-System eingeben. Hierfür könnten wir Technologien wie Machine Learning und Natural Language Processing einsetzen.
Integration mit dem ERP-System: Die gescannten und verarbeiteten Dokumente sollten nahtlos in unser ERP-System integriert werden. Dies bedeutet, dass wir sicherstellen müssen, dass unser ERP-System in der Lage ist, die digitalisierten Informationen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies könnte die Entwicklung von APIs oder die Nutzung von bestehenden Integrationstools erfordern.
Compliance und Datensicherheit: Bei der Digitalisierung von Dokumenten und der Integration in unser ERP-System müssen wir sicherstellen, dass wir alle relevanten Datenschutz- und Compliance-Anforderungen erfüllen. Dies könnte die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zur Datenaufbewahrung und -verarbeitung beinhalten.
Benutzerfreundlichkeit und Schulung: Schließlich sollten wir sicherstellen, dass unser System benutzerfreundlich ist und dass unsere Mitarbeiter die notwendige Schulung erhalten, um es effektiv zu nutzen. Dies könnte die Entwicklung von Benutzerhandbüchern, die Durchführung von Schulungen und die Bereitstellung von laufender Unterstützung beinhalten.
Auswirkungen auf den Flächenbedarf in einem Großunternehmen:
Reduzierung des physischen Platzbedarfs: Mit der Digitalisierung von Dokumenten und der Einführung von Cloud-basierten Speicherlösungen wird weniger physischer Platz für die Lagerung von Papierdokumenten benötigt. Dies kann dazu führen, dass weniger Bürofläche benötigt wird, was zu Kosteneinsparungen führen kann.
Flexibles Arbeiten: Die Digitalisierung ermöglicht es den Mitarbeitern, von überall aus zu arbeiten, was zu einer höheren Mobilität führt. Unternehmen können ihre Arbeitsweise anpassen, um die Mobilität der Mitarbeiter zu fördern, indem sie beispielsweise virtuelle Zusammenarbeit fördern oder flexible Arbeitszeiten ermöglichen. Dies kann dazu führen, dass weniger Bürofläche benötigt wird, da nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sein müssen.
Umgestaltung der Büroflächen: Die Digitalisierung kann auch dazu führen, dass Unternehmen ihre Büroflächen umgestalten, um die Zusammenarbeit und Interaktion zwischen den Mitarbeitern zu fördern. Dies könnte beinhalten, dass weniger individuelle Büros und mehr gemeinsame Arbeitsbereiche geschaffen werden.
Effizientere Nutzung des Raums: Mit digitalen Tools können Unternehmen den Raum effizienter nutzen. Beispielsweise können sie mit Hilfe von Raummanagement-Software den Raumbedarf besser verstehen und optimieren.
Die Digitalisierung vor dem Umzug ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung:
Reduzierung des physischen Umfangs des Umzugs: Die Digitalisierung von Dokumenten und Dateien kann die Menge an physischen Materialien, die transportiert werden müssen, erheblich reduzieren. Dies kann den Umzug einfacher, schneller und kostengünstiger machen. Darüber hinaus kann die Digitalisierung dazu beitragen, das Risiko von Verlust oder Beschädigung von Dokumenten während des Umzugs zu minimieren.
Vereinfachung der Einrichtung am neuen Standort: Mit digitalisierten Informationen und Prozessen ist es einfacher, am neuen Standort Betriebsbereitschaft zu erreichen. Digitale Systeme können in der Regel von überall aus zugegriffen werden, was bedeutet, dass die Arbeit fortgesetzt werden kann, während der physische Umzug stattfindet. Darüber hinaus kann die Digitalisierung dazu beitragen, die Einrichtung von Arbeitsplätzen am neuen Standort zu vereinfachen, da weniger physische Ressourcen benötigt werden.
Optimierung des Raumbedarfs: Die Digitalisierung kann dazu beitragen, den Raumbedarf am neuen Standort zu optimieren. Durch die Reduzierung der Notwendigkeit physischer Speicherung und die Förderung flexibler Arbeitsmodelle kann die Digitalisierung dazu beitragen, den Platzbedarf zu minimieren und die Bürofläche effizienter zu gestalten.
Verbesserung der Betriebsabläufe: Ein Umzug kann eine gute Gelegenheit sein, Betriebsabläufe zu überprüfen und zu verbessern. Die Digitalisierung kann dazu beitragen, Prozesse effizienter zu gestalten, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Produktivität zu steigern.
Nachhaltigkeit: Die Digitalisierung kann dazu beitragen, den Umweltauswirkungen des Umzugs entgegenzuwirken. Durch die Reduzierung der Menge an physischen Materialien, die transportiert und gelagert werden müssen, und durch die Förderung von Praktiken wie dem papierlosen Büro kann die Digitalisierung dazu beitragen, den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens zu reduzieren.