Serviceportal- und App-Konzept

• Ein belastbares, von den zuständigen Stellen freigegebenes Zielbild für Digitalisierungs-, CAFM/IWMS-, Digital-Twin-, IoT-, Sensor-, KI-, Mobile-Workforce-, Serviceportal- und App-Konzept herstellen.

• Muss-Anforderungen, betriebliche Standards und wirtschaftlich zu bewertende Optionen eindeutig trennen.

• Die gebündelten Teilmodule mit klaren Verantwortungen, Übergabepunkten und Nachweisen versehen.

• Nutzungsspezifische Prioritäten und Abweichungen transparent begründen.

• Eine umsetzbare Roadmap mit Terminen, Ressourcen, Kosten und Wirksamkeitskontrollen ableiten.

Der Wert des Pakets liegt in der gemeinsamen Steuerung eines zusammenhängenden Sachverhalts. Im Themenfeld „Digitalisierungs-, CAFM/IWMS-, Digital-Twin-, IoT-, Sensor-, KI-, Mobile-Workforce-, Serviceportal- und App-Konzept“ werden Entscheidungen nicht mehr isoliert durch einzelne Gewerke, Standorte oder Dienstleister getroffen, sondern anhand einheitlicher Schutzziele, Leistungsbilder und Wirtschaftlichkeitskriterien. Rechtlich unterstützt das Konzept die nachvollziehbare Organisation, Delegation und Kontrolle, ersetzt jedoch weder die Prüfung des Einzelfalls noch Genehmigungen, Gefährdungsbeurteilungen oder fachplanerische Nachweise. Betriebspraktisch werden Schnittstellen, Störungsfolgen, Vertretungen und Datenbedarfe früh sichtbar. Kaufmännisch verbessert die Bündelung die Vergleichbarkeit von Varianten, Mengen und Leistungen. Für Nutzer und Kerngeschäft entsteht eine verlässlichere Leistung, weil Akzeptanzkriterien, Kommunikationswege und Eskalationen vor der Umsetzung geklärt sind.

Der Geltungsbereich ist für Portfolio, Standort, Gebäude, Fläche, Anlage, Service und Lebenszyklusphase ausdrücklich festzulegen. Für das Paket „Digitalisierungs-, CAFM/IWMS-, Digital-Twin-, IoT-, Sensor-, KI-, Mobile-Workforce-, Serviceportal- und App-Konzept“ sind sowohl der Normalbetrieb als auch geplante Außerbetriebnahmen, Störungen, Umbauten, Spitzenlasten und Notfälle zu berücksichtigen. Einzubeziehen sind eigene Beschäftigte, Nutzer, Besucher, Fremdfirmen und gegebenenfalls Behörden oder Einsatzkräfte. Schnittstellen zum Kerngeschäft sowie zu zentralen und lokalen Organisationseinheiten müssen beschrieben werden. Ausnahmen dürfen nur mit Verantwortlichem, Begründung, Ersatzmaßnahme, Befristung und Freigabe geführt werden. Bei mehreren Standorten ist zwischen verbindlichem Konzern- oder Trägerstandard und objektspezifischer Ergänzung zu unterscheiden.

Die Priorität ist keine abstrakte Bewertung der Themenidee, sondern eine Projektsteuerungsentscheidung aus rechtlicher und betriebspraktischer Sicht. Prio. A bezeichnet den regelmäßig unverzichtbaren Steuerungsbedarf, Prio. B einen sehr hilfreichen und in komplexeren Objekten häufig erforderlichen Baustein; Optional bedeutet eine anlass-, risiko- oder reifegradabhängige Vertiefung. Für Banken / Versicherungen, Büro & Verwaltung, Hochschulen, Kulturbauten, Industrie & Produktion, Krankenhaus, Lager & Logistik, Schulen, Seniorenheime soll das Paket bei erhöhter Komplexität, Kritikalität oder Veränderungsdynamik ausdrücklich beauftragt werden. Da keine Nutzungsart als Prio. A eingestuft ist, entscheidet die dokumentierte Risiko-, Bedarfs- und Wirtschaftlichkeitsprüfung über Umfang und Zeitpunkt der Vertiefung.

Strategische, organisatorische, digitale, kaufmännische oder managementbezogene Grundregeln sollen portfolio- beziehungsweise organisationsweit einheitlich gelten. Unterschiedliche Nutzungen rechtfertigen regelmäßig keine parallelen Vollkonzepte. Nutzungsspezifische Besonderheiten werden bei Bedarf über Geltungsbereich, Parameter, Leistungsanlagen, Risikoklassen oder lokale Ergänzungen abgebildet. Eine eigenständige Variante ist erst angemessen, wenn abweichende Rechtsregime, Schutzbedarfe oder Betriebsmodelle eine getrennte Freigabe und Fortschreibung verlangen.

Rechts- und Normenbezüge sind als projektbezogene Prüfliste zu verwenden, nicht als pauschale Vollständigkeitserklärung. Maßgeblich bleiben die aktuelle Fassung, der konkrete Anwendungsbereich, Genehmigungen, behördliche Auflagen, Landesrecht, Versicherungsbedingungen und vertraglich vereinbarte Regeln. Normen entfalten ihre Wirkung je nach gesetzlicher Verweisung, Vertrag, Genehmigung oder Anerkennung als Stand der Technik. Für dieses Paket sind typischerweise zu prüfen:

• Datenschutz-Grundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz für personenbezogene Daten

• BSI-Gesetz in der geltenden Fassung und sektorspezifische Informationssicherheitsanforderungen, soweit anwendbar

• handels-, steuer-, vertrags- und haftungsrechtliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten

• BSI-Gesetz in der geltenden Fassung und sektorspezifische KRITIS-Anforderungen, soweit anwendbar

• DIN EN ISO 19650 und VDI 2552 für BIM- und Informationsmanagement

• DIN EN ISO 41001 sowie GEFMA 430 und GEFMA 444 nach CAFM- und Datenanwendungsfall

• ISO/IEC 27001 und BSI-Standards für Informationssicherheit

• ISO/IEC 27001

• BSI IT-Grundschutz

• Daten- und Dokumentenbestände.

• System- und Schnittstellenlandkarte.

• Rollen-, Berechtigungs- und Schutzbedarfsmodelle.

• Datenqualitäts- und Prozesskennzahlen.

• Vorgaben und Bestandsnachweise der gebündelten Teilkonzepte.

• Ereignis-, Mängel-, Audit-, Beschwerde- und Abweichungsdaten.

• Betriebszeiten, Kritikalitäten, Nutzergruppen und Abhängigkeiten zum Kerngeschäft.

• Modul 1 – Digitalisierungskonzept – GEFMA 114: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Ist-Zustand von Prozessen, Systemen, Daten und Kompetenzen analysieren und Zielbild, Anwendungsfälle, Prioritäten, Architektur, Roadmap und Nutzenmessung entwickeln. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 2 – CAFM-Rahmenkonzept – GEFMA 114: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: FM-Prozesse, Anwendungsfälle, Module, Nutzerrollen, Datenobjekte, Schnittstellen, Systemarchitektur, Betriebsmodell und Einführungsprinzipien festlegen. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 3 – Digital-Twin-Konzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Digitales Gebäudemodell, Echtzeitdaten, Zustände, Ereignisse, Simulationen, Prognosen, Anwendungsfälle, Systemgrenzen und Pflege verbinden. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 4 – CAFM-/IWMS-Einführungskonzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Anforderungen, Produkt- und Implementierungspartnerauswahl, Konfiguration, Prozesse, Datenmigration, Schnittstellen, Tests, Schulung, Roll-out und Support planen. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 5 – IoT- und Sensorkonzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Anwendungsfälle, Messgrößen, Sensoren, Standorte, Übertragung, Energieversorgung, Datenhaltung, Grenzwerte, Wartung, Security und Datenschutz definieren. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 6 – KI-Einsatzkonzept im FM: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Anwendungsfälle, Datenbasis, Modellwahl, Nutzen, menschliche Kontrolle, Transparenz, Datenschutz, Risiken, Monitoring und Verantwortlichkeiten definieren. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 7 – Mobile-Workforce-Konzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Mobile Aufträge, Geräte, Apps, Offlinefähigkeit, Identifikation, Nachweise, Fotos, Unterschriften, Ortung, Sicherheit, Support und Synchronisation regeln. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 8 – Serviceportal- und App-Konzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Nutzergruppen, Services, Katalog, Self-Service, Statusinformation, Wissensangebote, Barrierefreiheit, Datenschutz, Integration und Support gestalten. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 9 – Datenmigrationskonzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Quellen, Zielmodell, Mapping, Bereinigung, Anreicherung, Testmigration, Abgleich, Abnahme, Cut-over, Rückfallverfahren und Archivierung planen. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Integrationsregel: Die Teilmodule verwenden ein gemeinsames Begriffs-, Rollen-, Daten- und Kennzahlensystem. Widersprüche werden nicht durch Textangleichung verdeckt, sondern über eine dokumentierte Prioritäts- oder Variantenentscheidung gelöst. Rechtlich eigenständige Prüfungen, Verantwortungsübertragungen und Freigaben bleiben auch innerhalb des zusammengeführten Pakets separat nachweisbar.

Federführend sollte eine fachlich und organisatorisch entscheidungsfähige Stelle sein. Typisch einzubinden sind FM-Datenverantwortliche, Prozesseigner, IT, Informationssicherheit, Datenschutz, BIM-/CDE-Management, CAFM-Administration, Anlagenverantwortliche, Nutzervertretungen und Systemanbieter. Der Auftraggeber legt Ziele, Geltungsbereich, Budget und Freigaberechte fest. Die fachliche Konzeptleitung strukturiert Anforderungen, Varianten und Entscheidungen. Betreiber- und Anlagenverantwortliche bestätigen Umsetzbarkeit und Nachweisführung; Nutzer und Kerngeschäft definieren Bedarfe und Akzeptanzkriterien. Recht, HSE, Datenschutz oder Informationssicherheit prüfen nur die jeweils einschlägigen Teile, müssen aber frühzeitig beteiligt werden. Dienstleister liefern Fachwissen und Daten, ersetzen jedoch nicht die Auftraggeberentscheidung. Eine RACI- oder vergleichbare Verantwortungsmatrix ist für Erstellung, Freigabe, Umsetzung, Betrieb, Kontrolle und Fortschreibung verbindlich zu führen.

• Grundlage: 01-K01 – FM-Rahmen-, Strategie- und Governancekonzept – GEFMA 114. Die Abstimmung muss gemeinsame Eingangsdaten, Entscheidungsgrenzen, Verantwortungen, Übergabeergebnisse und Kennzahlen benennen; ein bloßer Querverweis genügt nicht.

• Koordination: 01-K03 – Betriebsmodell-, Sourcing-, Prozess-, Service-Desk- und Leistungssteuerungskonzept. Die Abstimmung muss gemeinsame Eingangsdaten, Entscheidungsgrenzen, Verantwortungen, Übergabeergebnisse und Kennzahlen benennen; ein bloßer Querverweis genügt nicht.

• Umsetzung und Kontrolle: 07-K05 – Schnittstellen-, ERP-, CAFM- und GLT-Integrationskonzept. Die Abstimmung muss gemeinsame Eingangsdaten, Entscheidungsgrenzen, Verantwortungen, Übergabeergebnisse und Kennzahlen benennen; ein bloßer Querverweis genügt nicht.

• Auftrag klären: Anlass, Schutzziele, Geltungsbereich, Auftraggeber, Entscheidungsgremium und Abnahmekriterien festlegen.

• Bestand und Pflichten erfassen: Dokumente, Daten, Prozesse, Anlagen, Verträge, Ereignisse und rechtliche Anforderungen strukturiert aufnehmen.

• Bedarf und Risiken bewerten: Nutzungsanforderungen, Kritikalitäten, Schwachstellen, Abhängigkeiten und Szenarien priorisieren.

• Varianten entwickeln: technische, organisatorische, personelle und vertragliche Optionen einschließlich Lebenszykluskosten und Risiken vergleichen.

• Konzept entscheiden: Sollbild, Teilmodule, Verantwortungen, Schnittstellen, Maßnahmen, Nachweise und Abweichungen formal freigeben.

• Umsetzung und Wirksamkeit steuern: Roadmap, Budget, Vergabe, Schulung, Systemabbildung, Prüfungen, Kennzahlen und Reviewzyklus etablieren.

Die Umsetzung beginnt mit einer priorisierten Maßnahmenliste, in der jede Festlegung einem Verantwortlichen, Termin, Budget, Abnahmekriterium und Zielnachweis zugeordnet ist. Kurzfristige organisatorische Maßnahmen sind von baulichen, technischen oder systemischen Investitionen zu trennen. Bestehende Verträge, Leistungsbeschreibungen, CAFM-/IWMS-Workflows, Betriebs- und Notfallhandbücher sowie Schulungsunterlagen werden kontrolliert angepasst. Pilotierungen sind sinnvoll, wenn Nutzerverhalten, Datenqualität oder neue Technik wesentliche Unsicherheiten verursachen. Vor dem Roll-out sind betroffene Beschäftigte und Interessenvertretungen einzubinden. Die Betriebsübernahme verlangt benannte Verantwortliche, funktionsfähige Prozesse, verfügbare Ersatz- und Rückfalllösungen sowie vollständige Nachweise. Die Reihenfolge der Umsetzung richtet sich nach den Teilmodulen Digitalisierungskonzept – GEFMA 114, CAFM-Rahmenkonzept – GEFMA 114, Digital-Twin-Konzept, CAFM-/IWMS-Einführungskonzept, IoT- und Sensorkonzept, KI-Einsatzkonzept im FM, Mobile-Workforce-Konzept, Serviceportal- und App-Konzept, Datenmigrationskonzept und der dokumentierten Priorität der betroffenen Nutzungsart. Erst nach gemessener Wirksamkeit und geschlossenem Restpunktregister gilt das Paket als implementiert.

• Vollständigkeit und Aktualität kritischer Daten.

• Schnittstellen- und Systemverfügbarkeit.

• Anteil medienbruchfreier Prozesse.

• Bearbeitungszeit von Datenqualitätsabweichungen.

• Erfüllungsgrad der freigegebenen Anforderungen des Pakets 07-K01.

• Anteil fristgerecht geschlossener Abweichungen und Maßnahmen.

Eine planmäßige Überprüfung erfolgt mindestens jährlich beziehungsweise im festgelegten Managementzyklus. Anlassbezogen ist das Konzept nach Rechts- oder Normänderungen, Umbauten, Nutzungsänderungen, neuen Anlagen oder Systemen, Betreiber- oder Dienstleisterwechseln, erheblichen Störungen, Unfällen, Audits, Beschwerden oder geänderten Geschäftsanforderungen fortzuschreiben. Version, Freigabe, Änderungsgrund, betroffene Teilmodule und Umsetzungsstatus müssen nachvollziehbar bleiben.

• Anwendungsfälle.

• Informations- und Datenmodell.

• Verantwortlichkeiten.

• Qualitätsregeln.

• System- und Schnittstellenarchitektur.

• Einführungs- beziehungsweise Migrationsplan.

• Betriebs- und Sicherheitsregeln.

• freigegebenes Zielbild mit Geltungsbereich und Abgrenzung.

• Anforderungs-, Varianten- und Entscheidungsdokumentation.

• Rollen-, Schnittstellen- und Eskalationsmatrix.

• Systeme werden eingeführt, bevor Datenverantwortung und Prozesse geklärt sind.

• Schnittstellen erzeugen parallele Wahrheiten und ungeklärte Fehlerbehandlung.

• Schutzbedarf, Berechtigungen und Löschregeln fehlen.

• Die Zusammenfassung der Teilkonzepte führt zu einer unscharfen Sammelbeschreibung ohne modulbezogene Verantwortungen.

• Das Konzept wiederholt den Ist-Zustand, ohne Variantenentscheidung, Umsetzungsplan und messbaren Sollzustand.

• Rechts- und Normenlisten werden ungeprüft übernommen und nicht auf Anlagen, Tätigkeiten, Nutzung und Landesrecht bezogen.

• Prüfen: Sind Anlass, Geltungsbereich, Auftraggeber, Freigabe und Dokumentenstatus eindeutig?

• Prüfen: Sind alle gebündelten Teilmodule fachlich abgegrenzt und in einem gemeinsamen Steuerungsmodell integriert?

• Prüfen: Sind gesetzliche Muss-Anforderungen, vertragliche Standards und freiwillige Ziele getrennt gekennzeichnet?

• Prüfen: Sind alle neun Nutzungsarten mit Priorität, Abweichung und besonderem Betriebsfokus berücksichtigt?

• Prüfen: Ist ausdrücklich entschieden und begründet, ob nutzungsbezogene Varianten notwendig, angemessen oder entbehrlich sind?

• Prüfen: Sind Schnittstellen, Rollen, Ressourcen, Eskalationen und Vertretungen belastbar geregelt?

• Prüfen: Sind Datenquellen, Kennzahlen, Nachweise, Aufbewahrung und Systemabbildung festgelegt?

• Prüfen: Sind Maßnahmen, Kosten, Termine, Abnahmekriterien und Fortschreibungsanlässe entschieden?

Die FM-Connect-Microsites dienen als redaktionelle und fachliche Vertiefung. Sie ersetzen keine objektspezifische Rechtsprüfung, liefern aber Begriffe, Methoden, Praxisbezüge und anschlussfähige Dokumente für die weitere Bearbeitung.

• Primärbezug: Digitalisierung

• Fachliche Vertiefung: CAFM

• Fachliche Vertiefung: Artificial Intelligence

• Fachliche Vertiefung: Servicedesk

• Fachliche Vertiefung: ITIL