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Beratungs- und Ingenieurleistungen für Digitalisierung

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Leistungen und digitale Services für modernes Facility Management und Prozessoptimierung

Digitalisierung von Archiven und Post im Facility Management – Effizienz und Nachhaltigkeit durch digitale Prozesse

In Bezug auf das Facility Management hat die Digitalisierung erhebliche Auswirkungen auf den Flächenbedarf und die Arbeitsweise von Unternehmen. Dank der Digitalisierung können Mitarbeiter von überall aus auf Dokumente und Daten zugreifen, was zu einer höheren Mobilität und Flexibilität führt. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsplätze individuell zu gestalten und ihre Büroflächen umzugestalten, um die Zusammenarbeit und Interaktion zwischen den Mitarbeitern zu fördern.

Die Digitalisierung von Archiven und Post ist ein zentraler Schritt, um administrative Prozesse im Facility Management effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Sie ermöglicht eine optimierte Verwaltung von Dokumenten, eine verbesserte Zugänglichkeit und eine Reduzierung von Papierverbrauch und Lagerkosten. FM-Connect.com bietet umfassende Dienstleistungen, um analoge Dokumente in digitale Systeme zu überführen und maßgeschneiderte Lösungen für das Dokumenten- und Postmanagement zu implementieren.

Beratungs- und Ingenieurdienstleistungen für das Facility Management im Bereich Digitalisierung

Leistungsversprechen

Wir unterstützen Unternehmen dabei, Digitalisierung im Facility Management fachlich zu strukturieren und in funktionierende Prozesse, Systeme und Datenstrukturen zu überführen.

Gemeinsam mit Facility Management, IT, Einkauf, Datenschutz, Betriebsrat, Fachbereichen, Nutzern und weiteren relevanten Stakeholdern klären wir Anforderungen, priorisieren Digitalisierungspotenziale und entwickeln umsetzbare Zielbilder. Dabei verbinden wir Prozesse, CAFM/IWMS, Dokumentenmanagement, mobile Anwendungen, Serviceportale, IoT, Automatisierung und KI.

Ziel sind digitale Arbeitsweisen, die Medienbrüche reduzieren, Informationen verlässlich verfügbar machen, Prozesse vereinfachen und dauerhaft steuerbar bleiben.

Unsere Leistungen:

  • Digitalstrategie und Zielbild: Wir analysieren Prozesse, Systeme, Daten und Kompetenzen und entwickeln daraus Digitalisierungsziele, priorisierte Anwendungsfelder, eine geeignete Systemarchitektur und eine realistische Roadmap.

  • Prozessanalyse und Digitalisierungskonzept: Wir untersuchen bestehende Arbeitsabläufe, identifizieren Medienbrüche und manuelle Tätigkeiten und entwickeln Soll-Prozesse, Verantwortlichkeiten und konkrete Digitalisierungsmaßnahmen.

  • CAFM, IWMS und digitale FM-Prozesse: Wir strukturieren Anforderungen an digitale Lösungen für Instandhaltung, Betreiberpflichten, Flächen, Services, Dokumentation und weitere FM-Prozesse.

  • Daten- und Dokumentenmanagement: Wir entwickeln Anforderungen an Datenstrukturen, digitale Archive, DMS, Metadaten, Zugriffsrechte, Dokumentenflüsse und belastbare Informations- und Nachweisstrukturen.

  • Systemintegration und Schnittstellen: Wir definieren das Zusammenspiel von CAFM, ERP, DMS, BIM, Gebäudeautomation, IoT und weiteren Anwendungen sowie führende Systeme, Datenflüsse und Verantwortlichkeiten.

  • Automatisierung, KI und digitale Services: Wir bewerten geeignete Anwendungsfelder für Workflows, RPA, KI, mobile Anwendungen, Self-Services und Serviceportale und entwickeln Anforderungen für kontrollierte Pilotierung und Einführung.

  • Implementierung und Transformation: Wir begleiten Migration, Konfiguration, Tests, Schulung, Roll-out und Betriebsaufnahme und unterstützen bei der organisatorischen Verankerung neuer digitaler Arbeitsweisen.

  • Ausschreibung und Vergabebegleitung: Wir erstellen Lastenhefte, Leistungsbeschreibungen und Bewertungskriterien für Software-, Implementierungs-, Digitalisierungs- und Integrationsleistungen und begleiten Bieterfragen, Systemdemonstrationen, Angebotsbewertung, Verhandlungen und Vergabeentscheidung.

Was Sie erwarten können

Je nach Auftrag entstehen Digitalstrategien, Reifegrad- und Prozessanalysen, Zielbilder, Roadmaps, Soll-Prozesse, Daten- und Systemarchitekturen, Lastenhefte, Schnittstellenkonzepte, Migrations- und Einführungskonzepte, Ausschreibungsunterlagen, Bewertungsmatrizen, Vergabeempfehlungen und priorisierte Maßnahmenpläne.

Typische Anlässe

Typische Anlässe sind historisch gewachsene Systemlandschaften, Medienbrüche, papierbasierte Prozesse, unzureichende Datenqualität, CAFM- oder DMS-Einführungen, Automatisierungs- und KI-Vorhaben sowie Standort-, Organisations- oder Betreiberveränderungen. Auch vor größeren Softwareinvestitionen und Ausschreibungen sollte zunächst geklärt werden, welche Prozesse, Daten und Funktionen tatsächlich benötigt werden.

Beratung und Projektstart

Eine fachlich passende Beratungsleistung von FM-Connect.com ist Digitalstrategie im FM. Sie verbindet Prozesse, Systeme, Daten, Governance und Umsetzungsplanung zu einem belastbaren digitalen Zielbild.

Für die Klärung von Ausgangslage, Stakeholdern und geeignetem Leistungsumfang ist ein Erstgespräch geeignet.