Strukturierte Planung digitaler Systeme, Daten und Prozesse für einen funktionierenden, smarten Gebäudebetrieb
Ein neuer Standort bietet die Chance, Digitalisierung von Beginn an ganzheitlich, integriert und betrieblich anschlussfähig zu denken. Doch viele Digitalprojekte scheitern daran, dass zwar Technologien geplant, aber keine klaren Betriebsprozesse, Zuständigkeiten und Systemintegrationen definiert werden. Ein digitales Betriebskonzept für einen neuen Standort beschreibt alle digitalen Systeme, Schnittstellen, Datenflüsse, Nutzerrollen und Betriebsvorgaben, die für einen funktionierenden, nutzerzentrierten und smarten Gebäudebetrieb notwendig sind. Ein digitales Betriebskonzept macht aus Technologie funktionierende Strukturen. Es sichert die Nutzbarkeit, Steuerbarkeit und Anschlussfähigkeit digitaler Systeme und Prozesse – ab dem ersten Tag und über den Lebenszyklus des Standorts hinweg. Das Facility Management spielt dabei die Rolle des Koordinators zwischen Technik, Nutzung und Organisation – digital vernetzt, strukturiert dokumentiert und strategisch weiterentwickelbar.
Zielsetzung des digitalen Betriebskonzepts
Sicherstellung der Betriebsfähigkeit digitaler Systeme ab Tag 1
Definition aller digitalen Rollen, Zuständigkeiten, Prozesse und Pflegepflichten
Vermeidung von Medienbrüchen, Dateninseln und Systembrüchen
Integration in bestehende IT-, FM-, ESG- und Helpdesk-Systeme
Grundlage für digitale Governance, Weiterentwicklung und Reporting
Aufbau eines digitalen Betriebskonzepts
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| Standortprofil, Projektziele, Digitalstrategie |
| Alle geplanten Systeme (CAFM, GLT, Buchung, Helpdesk, Sensorik etc.) |
| API-Logik, Datenformate, Übergabepunkte |
| wer darf was? (Admin, Nutzer, Dienstleister etc.) |
| Systempflege, Störmeldung, Wartung, Updates |
| Governance, Service Levels, Aufgabenverteilung |
| Kennzahlen, Dashboards, ESG-relevante Daten |
Digitale Systeme und Prozesse im Überblick
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| Raumdaten, Anlagen, Reinigung, Wartung, Inventarverwaltung |
| Arbeitsplatz-/Raumbuchung, Ressourcenplanung, Zonenlogik |
| Störungen, Eskalationen, Servicetracking |
| Steuerung Klima, Licht, Energie – mit Betriebslogik |
| Präsenz, Belegung, Klima, CO₂ – Dateninterpretation |
| Nutzerführung, Self-Service, Feedback, Onboarding |
| Betriebsanleitungen, Schulungsunterlagen, Prüfprotokolle |
| Energieverbrauch, Flächeneffizienz, Nachhaltigkeitskennzahlen |
Rollen und Verantwortlichkeiten
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| Koordination aller Systeme, Schnittstellenpflege |
| Pflege von Raum- und FM-Daten, Schnittstelle zu Dienstleistern |
| Betrieb der Server, Rechtevergabe, Backups, Updatezyklen |
| ESG-/Nachhaltigkeitsteam |
| Kennzahlenanalyse, Reporting, Weiterentwicklung |
Betriebsvorbereitung: Übergabe und Inbetriebnahme
Test aller Systeme vor Go-Live (Staging, Pilotierung, Abnahme)
Definition von Abnahme- und Übergabekriterien für Daten und Schnittstellen
Erstellung von Pflegeregeln, Datenverantwortlichkeiten und Versionskontrolle
Dokumentation in Betriebshandbuch / Intranet / CAFM / DMS
Schulung und Kommunikation an Nutzende und Dienstleister
Erfolgsfaktoren für ein tragfähiges digitales Betriebskonzept
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| Datenanforderungen fließen bereits in Bau und BIM ein |
| IT, FM, ESG, Sicherheit und Nutzervertretung planen gemeinsam |
| klare Rollen, Prozesse, Pflegepflichten |
| API- und Updatefähigkeit für künftige Anforderungen |
| Standardisierung, Nachvollziehbarkeit, Auditfähigkeit |
Typische Herausforderungen ohne Betriebskonzept
Systeme sind vorhanden, aber nicht miteinander vernetzt
kein klarer Ansprechpartner für Datenpflege oder Systemfehler
Helpdesk weiß nicht, was wo gemeldet werden muss
Sensorik liefert Daten, aber niemand wertet sie aus
ESG-Berichte fehlen, weil relevante Datenströme nicht konfiguriert wurden
