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Digitalisierung: Anweisende Dokumentation

Facility Management: Digitalisierung » Konzept » Anweisende Dokumentation

Verbindliche Regeln, Rollen und Prozesse zur Nutzung, Pflege und Governance digitaler Systeme

Verbindliche Regeln, Rollen und Prozesse zur Nutzung, Pflege und Governance digitaler Systeme

Digitalisierung entfaltet ihren Nutzen nur dann, wenn Systeme, Datenflüsse und digitale Prozesse klar geregelt, verständlich dokumentiert und strukturiert betrieben werden. Hierfür ist eine anweisende Dokumentation unerlässlich. Sie legt verbindliche Vorgaben, Rollen, Prozesse und Standards für den digitalen Betrieb fest – von Systemzugängen, Datenpflege und Berechtigungen bis hin zu Wartung, Schnittstellen und Governance. Damit wird Digitalisierung nicht nur technisch umgesetzt, sondern auch organisatorisch verantwortbar und auditfähig. Digitalisierung braucht klare Regeln – nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch. Die anweisende Dokumentation schafft Verbindlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Steuerbarkeit digitaler Systeme und Prozesse. Sie ist Betriebsanleitung, Schulungsunterlage, Schnittstellenbeschreibung und Governance-Instrument zugleich – und damit unverzichtbar für einen funktionierenden, auditfähigen und weiterentwickelbaren digitalen Betrieb.

Anweisende Dokumentation für digitale Betriebsprozesse

Zielsetzung der anweisenden Dokumentation

  • Standardisierung und Absicherung der digitalen Betriebsführung

  • Klarheit über Zuständigkeiten, Zugriffsrechte und Pflegeprozesse

  • Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Revisionsfähigkeit

  • Unterstützung der Schulung, Onboarding und Prozesssteuerung

  • Vermeidung von Medienbrüchen, Systemabweichungen und Datenverlusten

Inhaltliche Struktur einer anweisenden Dokumentation im Digitalisierungsumfeld

Abschnitt

Typische Inhalte

Allgemeine Grundlagen

Ziel, Geltungsbereich, Anwendungsbereich, Begriffsdefinitionen

Systemlandschaft

Beschreibung der eingesetzten Systeme, Plattformen, Apps

Datenstruktur & Klassifikation

Pflichtfelder, IDs, Versionierung, Namenskonventionen

Zugangs- und Rechtevergabe

Rollenmodelle, Nutzergruppen, Berechtigungslogik

Pflege- und Aktualisierungsprozesse

Intervall, Verantwortlichkeiten, Freigabeverfahren

Schnittstellen & APIs

Zuständigkeiten, Änderungsprozesse, Testverfahren

Störungsmeldung & Support

Helpdesk-Anbindung, Eskalationsstufen, Rückmeldemechanismen

Dokumentation & Archivierung

Ablagestrukturen, Speicherorte, Datenschutz

Systembeispiele mit anweisender Dokumentation

Systemtyp

Dokumentationsinhalte

CAFM-System

Datenpflege (z. B. Räume, Anlagen), Änderungsprozesse, Versionierung

Buchungssystem

Raum-/Deskprofile, Serviceverknüpfungen, No-Show-Regelung

Helpdesk / Ticketing

Kategorisierung, Zuständigkeit, Antwortzeiten

DMS / Intranet

Dokumentenlenkung, Sichtbarkeiten, Änderungsvermerke

Sensorik / IoT-Plattformen

Datenfreigabe, Resetprozesse, Kalibrierung

Rollen und Verantwortlichkeiten

Rolle

Aufgaben laut anweisender Dokumentation

Systemverantwortliche:r

Gesamtverantwortung für Datenstruktur und Pflege

Fachadministrator:in

Rechtevergabe, Pflege einzelner Module oder Datenfelder

IT / Digital Services

Systembetrieb, Schnittstellenpflege, Backup

Facility Management / Betrieb

Datenlieferung, Nutzerunterstützung, Rückmeldung

Datenschutz / Compliance

Prüfung auf DSGVO- und Sicherheitskonformität

Pflege und Verfügbarkeit

  • Ablage im Intranet, DMS oder Governance-Portal

  • klare Versionssteuerung und Änderungsfreigabe

  • Pflegeintervalle festlegen (z. B. quartalsweise Review)

  • Verknüpfung mit Schulung / E-Learning (z. B. für neue Nutzende)

  • Dokumentation als Anhang zu Betriebshandbüchern, Schulungskonzepten, Zertifizierungen

Beispiele für verbindliche Vorgaben in der Praxis

Thema

Regelung (Auszug)

Raum-ID-Vergabe im CAFM

8-stellig, Gebäude-Kennung + Etage + Raumlaufnummer

QR-Code-Erstellung für Räume

nur durch autorisierte Stelle mit Zuordnung zur Raumdatenbank

Datenpflege Helpdesk

Tickets > 14 Tage unbearbeitet → automatische Eskalation

API-Änderungen

nur nach schriftlicher Freigabe durch IT & Systemkoordination

Onboarding neuer Tools

nur mit Pflegekonzept, Rollenzuweisung und Dokumentation

Erfolgsfaktoren für wirksame anweisende Dokumentation

Erfolgsfaktor

Wirkung

Verständliche Sprache

hohe Nutzbarkeit für alle Rollen – nicht nur für IT

Verbindlichkeit durch Freigabe

klare Autorisierung, Auditfähigkeit

Digitale Verfügbarkeit

jederzeit aufrufbar, mobil zugänglich

Integration in Arbeitsmittel

verknüpft mit Ticketsystem, Intranet, CAFM, Schulung

Pflegekonzept mit Zuständigkeit

Vermeidung von Veralten oder unklarer Anwendung