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Digitalisierung: Konzept der Transformation

Facility Management: Digitalisierung » Konzept » Konzept der Transformation

Von analogen Strukturen zu vernetzten, nutzerzentrierten und zukunftsfähigen Prozessen

Von analogen Strukturen zu vernetzten, nutzerzentrierten und zukunftsfähigen Prozessen

Digitalisierung ist weit mehr als die Einführung einzelner Tools oder Systeme – sie ist ein tiefgreifender Veränderungsprozess, der Organisation, Prozesse, Kultur und Infrastruktur gleichermaßen betrifft. Das „Konzept der Transformation“ beschreibt den gezielten Wandel von analogen, dezentralen oder papierbasierten Strukturen hin zu vernetzten, datenbasierten und nutzerfreundlichen digitalen Ökosystemen – in Gebäuden, Organisationen und betrieblichen Prozessen. Ziel ist nicht technologische Innovation um ihrer selbst willen, sondern Mehrwert durch Transparenz, Effizienz, Nachhaltigkeit, Steuerbarkeit und Erlebnisqualität. Ein nachhaltiges Digitalisierungskonzept braucht mehr als Technik – es braucht Struktur, Beteiligung, Zielorientierung und Verbindlichkeit. Das Konzept der Transformation zeigt, wie Digitalisierung vom Einzelprojekt zur integrierten, nutzbaren und messbaren Betriebsressource wird. Facility Management, IT, HR, ESG, Kommunikation und Nutzervertretung sind gemeinsam gefragt, diesen Wandel zu gestalten statt zu erleiden.

Zukunftsfähige Prozesse durch digitale Ökosysteme

Zielsetzung des Transformationskonzepts Digitalisierung

  • Entwicklung einer klaren Digitalisierungsstrategie mit messbaren Zielen

  • Etablierung eines durchgängigen, interoperablen und zukunftssicheren Systemnetzwerks

  • Vereinfachung, Beschleunigung und Automatisierung betrieblicher Abläufe

  • Verbesserung von Nutzererlebnis, Servicequalität und Entscheidungstransparenz

  • Unterstützung von ESG-, Nachhaltigkeits- und Governance-Zielen

Ausgangslage und Handlungsbedarf

Bereich

Typische Ausgangssituation

Systemlandschaft

Einzeltools ohne Schnittstellen, Insellösungen

Prozesse

manuelle Abläufe, E-Mail- und Excel-Logik

Daten

unstrukturiert, verteilt, veraltet

Kultur

Skepsis, Überforderung, fehlende Qualifizierung

Technik

Hardware vorhanden, aber nicht integriert oder genutzt

Strategie und Zielbild

  • Formulierung eines digitalen Zielbildes (z. B. Smart Building, papierfreies Büro, datengestütztes FM)

  • Definition von Fokusthemen und Digitalprioritäten (z. B. Buchung, CAFM, Zutritt, ESG)

  • Entwicklung eines Transformationsfahrplans mit Meilensteinen

  • Anbindung an übergeordnete Unternehmensstrategie oder Standortentwicklung

System- und Datenarchitektur

  • Erstellung einer Systemlandkarte mit Sollstruktur

  • Definition von Schnittstellen, APIs, Datenformaten und Verantwortlichkeiten

  • Standardisierung von Raumdaten, Anlagen, Prozessen, Nutzerrollen

  • Planung eines zentralen Data Hub oder Digital Backbone

Prozessintegration

  • Identifikation und Neugestaltung von Schlüsselprozessen (z. B. Störungsmeldung, Buchung, Serviceanforderung)

  • End-to-End-Digitalisierung: keine analogen Brüche mehr

  • Definition von Zuständigkeiten, Pflegeprozessen, Rollenprofilen

  • Einführung von Workflows, Automatisierung und Echtzeitkommunikation

Digitale Transformation im Gebäudekontext

Funktionsbereich

Transformationsansatz

Arbeitsplatznutzung

Desk Sharing + App-Buchung + Auslastungsanalyse

FM-Prozesse

CAFM-gestützte Wartung + Helpdesk + QR-Codierung

Besuchermanagement

Self-Check-in + ID-Ausgabe + Welcome-Screen

Reinigung & Services

Sensorik + Feedback-QR + Checklisten via App

Nachhaltigkeit / ESG

Echtzeit-Energie-Monitoring + Reporting-Dashboard

Rollen und Governance

Rolle

Aufgabe in der Transformation

Digitalisierungskoordination

Gesamtsteuerung, Zielbild, Roadmap, Kommunikation

Facility Management

Datenquellen, Nutzung, Prozessverantwortung

IT / Systemverantwortung

Integration, Schnittstellen, Betrieb

Nutzende / Serviceempfänger

Feedback, Schulung, Akzeptanz

Führung / Steuerkreis

Entscheidungen, Ressourcen, Rahmenbedingungen

Erfolgsfaktoren für eine gelungene Transformation

Erfolgsfaktor

Wirkung

Klares Zielbild & Nutzenversprechen

Orientierung und Motivation für alle Beteiligten

Iteratives Vorgehen statt Big Bang

Flexibilität, Fehlerkorrektur, Lernkurve

Nutzerzentrierung & Co-Creation

Akzeptanz, Praxisbezug, Identifikation

Systemoffene Architektur

Zukunftssicherheit, Austauschfähigkeit, Updatefähigkeit

Kommunikation & Schulung

Akzeptanz, Transparenz, Kompetenzaufbau

Risiken bei fehlender Transformation

  • ineffiziente Prozesse trotz digitaler Tools („digitale Inseln“)

  • schlechte Datenqualität = schlechte Entscheidungen

  • niedrige Nutzerakzeptanz = kein ROI

  • verpasste ESG-Ziele oder gesetzliche Anforderungen

  • höhere Betriebskosten und geringere Steuerbarkeit