Standortverlagerung

• Datenübertragung abschließen: Wenn z.B. im Altwerk digitale Bestandsdaten vorliegen, werden sie ins neue CAFM migriert. Danach kann der Alt-Datenbestand eingefroren werden – kein Aufwand mehr für Updates dort.

• Altsystem abschalten: Eventuell vorhandene Softwarelizenzen (z.B. eine kleine Instandhaltungs-Datenbank) werden gekündigt, sobald der Großteil der Funktionen vom neuen System übernommen ist. So spart man doppelte Lizenzkosten.

• Keine neuen Digital-Projekte im Altwerk: Man investiert in den letzten Monaten nicht mehr in z.B. Sensorinstallationen dort, sondern belässt es beim Bestehenden. Schulungen für Mitarbeiter bezüglich digitaler Tools finden nur noch bezogen auf den neuen Standort statt.

• Übergangsweise Doppelpflege minimieren: Falls während des Umzugs noch einige FM-Daten parallel in alter und neuer Software gepflegt werden müssten, versucht man dies zeitlich zu begrenzen. Beispielsweise könnten Reparaturmeldungen im Altwerk noch altmodisch (per Telefon) abgewickelt werden, während im Neubau schon das digitale Ticket-System läuft – anstatt beides technisch zu integrieren, wird schlicht separiert gearbeitet, um keine Schnittstellenkosten aufzubauen.

• CAFM-Einführung vor Umzug: Das CAFM-System wird idealerweise schon vor dem Umzug mit allen relevanten Stammdaten (Gebäudepläne, Anlagenverzeichnis, Wartungspläne) gefüllt und getestet. So kann der Echtbetrieb mit dem ersten Tag starten. Eventuell werden wichtige Nutzer (z.B. FM-Leiter, Service Desk) vorab geschult.

• Pilotbetrieb in Teilbereichen: Möglicherweise wird das System für die erste umgezogene Abteilung pilotiert – z.B. die ersten Wartungsaufträge im Neubau werden direkt über CAFM abgewickelt, Tickets dort erfasst. So sammelt man Erfahrungen, die für den Vollausbau nützlich sind.

• IoT-Infrastruktur schrittweise nutzen: Falls der Neubau mit Sensoren (für Raumklima, Belegung, Füllstände etc.) ausgestattet ist, werden diese mit steigender Nutzung voll aktiviert. Anfangs sind vielleicht noch nicht alle Auswertungen nötig (z.B. Belegungsanalyse, solange viele Flächen noch leer stehen). Mit steigender Belegung wird die IoT-Datenauswertung intensiver genutzt (etwa zur Optimierung der Reinigung, siehe dort). Das kostet Zeit (Datenanalyst oder Systemadmin), die man parallel hochfährt.

• Digitale Services bewerben: Ab Eröffnung des Neubaus können Mitarbeiter über neue Kanäle Services abrufen (App/Portal für FM-Meldungen). Zunächst ist die Nutzeranzahl kleiner, aber man etabliert die Prozesse und passt z.B. das Ticket-Workflow an. Je mehr Personen umgezogen sind, desto mehr wird das System genutzt – es skaliert technisch. Die Lizenzkosten fallen allerdings meist pauschal an, unabhängig von der Auslastung, daher muss man die Infrastruktur von Anfang an nahezu vollständig bereitstellen.

In der Digitalisierung entstehen durch Parallelbetrieb kaum Mehrkosten im klassischen Sinn, eher Einmalkosten für die Systemeinführung, die aber ohnehin anfallen. Während der Übergangszeit muss man eventuell zwei Ansätze parallel fahren (analog/digital). Die Kostenrechnung: Im 12-Monate-Übergang hätten wir gesamt etwa 30.000 € Digital-Kosten (Durchschnitt aus 10k und 50k über ein Jahr), im 18-Monate-Zeitraum 45.000 €. Gegenüber dem Endzustand (50k/Jahr im Neubau) ergibt sich rechnerisch eine Ersparnis von ~20.000 € (12 Monate) bzw. ~30.000 € (18 Monate), was paradox erscheint – eigentlich investiert man ja extra in neue Systeme. Diese negative „Mehrkosten“ bedeutet: Während der Übergangszeit läuft das teure neue System noch nicht voll (daher kosten in dem Jahr etwas unter 50k, weil z.B. gewisse modulare Kosten oder Support erst mit voller Nutzung kommen), und gleichzeitig hat man das einfache Alt-System praktisch vernachlässigt, sodass dessen Kosten entfallen. Realistisch könnten aber doch geringe Parallelkosten anfallen, z.B. doppelte Datenerfassung oder verlängerte Projektlaufzeiten. In Summe sind diese Effekte aber klein im Vergleich zur Gesamthöhe (einige Tausend Euro vielleicht für zusätzliche Schulungen oder temporäre Schnittstellen). Wir rechnen daher mit keinen signifikanten Mehrkosten – die während des Umzugs leicht geringeren Lizenzkosten des Neubau-Systems gleichen evtl. Mehraufwand für Parallelbetrieb aus.