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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Timeline

Facility Management: Digitalisierung » Konzept » Timeline

Digitalisierung und Neuorganisation von Post und Archiven

Zeitraum: April 2025 – Juni 2025

Ziel: Effiziente Digitalisierung, Neuorganisation und Optimierung der Archivverwaltung unter Berücksichtigung von Entsorgung, Auslagerung und verteilten Zuständigkeiten.

Schwerpunkte:

-Erfassung und Bewertung der vorhandenen Archivbestände (inkl. Zuständigkeiten)

-Erstellung eines Konzepts für Digitalisierung, Entsorgung und externe Archivierung

-Lastenheft & Ausschreibung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

-Implementierung der Digitalisierung, Datenmigration & Systemintegration

-Schulung der Mitarbeiter & Übergang in den operativen Betrieb

-Sicherstellung von Datenschutz, Compliance & IT-Sicherheit

Timeline zur Transformation der Digitalisierung

  • April 2025: Analyse, Lastenheft & Ausschreibung

    Verantwortlich: Facility Management, IT, Archivverwaltung, Datenschutzbeauftragte, Fachbereiche

    TRANSFORMATION DES FACILITY MANAGEMENTS IM DIGITALEN ZEITALTER

  • Bestandsaufnahme & Analyse der aktuellen Archive (1.–15. April 2025)

    -Erfassung der Archivstandorte & Mengenanalyse

    -Identifikation von Archiven mit unterschiedlichen Zuständigkeiten

    -Bewertung der Dokumentenarten nach rechtlicher, betrieblicher & wirtschaftlicher Relevanz

    🔹 50–60 % der Dokumente werden fachgerecht entsorgt

    🔹 30 % der Dokumente werden ausgelagert (physisch/digital)

    🔹 10–20 % der Dokumente müssen aktiv digitalisiert & erhalten bleiben

    Digitalisierung: Cookie-Einstellungen

  • Erstellung des Lastenhefts & Ausschreibung für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) (bis 30. April 2025)

    -Definition der Systemanforderungen (z. B. revisionssichere Archivierung nach GoBD, DSGVO-Konformität, ISO 27001)

    -Festlegung von Datenformaten (PDF/A, TIFF, XML) & Speicherstrukturen

    -Veröffentlichung der Ausschreibung & Einladung geeigneter Anbieter

    Ergebnisse:

    -Strukturierter Plan für Digitalisierung, Entsorgung & Archivierung

    -Detailliertes Lastenheft für die Ausschreibung eines DMS

    -Start des Ausschreibungsverfahrens für das digitale Archivmanagement

    DIE DIGITALISIERUNG BEZIEHT SICH UNTER ANDEREM AUF DIE UMWANDLUNG ANALOGER INFORMATIONEN IN DIGITALE FORMATE MIT HILFE VON SCANNERN UND OCR.

  • Erstellung eines Neuorganisations- und Digitalisierungsplans (16.–30. April 2025)

    -Definition der Kriterien für Entsorgung, Auslagerung & Digitalisierung

    -Erstellung eines Workflows zur abgestimmten Umsetzung über alle Zuständigkeiten hinweg

    -Auswahl von Digitalisierungstechnologien (OCR-Texterkennung, KI-gestützte Dokumentenklassifizierung, digitale Signatur)

    -Festlegung von Schnittstellen zu bestehenden Facility-Management-, ERP- und CAFM-Systemen

    DIE ROLLE VON KOMMUNIKATIONSTOOLS IM FACILITY MANAGEMENT

  • Mai 2025: Anbieterbewertung, Vergabe & Vorbereitung der Digitalisierung

    Verantwortlich: Facility Management, IT, Einkauf, externe Anbieter, Fachbereiche

  • Bewertung der eingereichten Angebote & Auswahl des Systems (1.–15. Mai 2025)

    -Vergleich von Anbietern (z. B. d.velop, DocuWare, ELO, OpenText, Microsoft SharePoint DMS, SAP-Archivierung)

    Bewertung nach Kriterien:

    -Automatisierungsgrad (KI-gestützte Dokumentenerfassung, Workflows)

    -Datensicherheit & Compliance (DSGVO, GoBD, ISO 27001)

    -Integration mit bestehenden Systemen (ERP, CAFM, ECM, E-Mail-Archivierung)

    -Flexible Archivierungsoptionen (lokal, Cloud, hybride Lösungen)

  • Vergabe des Auftrags & Vertragsabschluss (16.–25. Mai 2025)

    -Durchführung von Verhandlungen & Vertragsgestaltung

    -Festlegung des Projektplans für die Systemeinführung & Migration

  • Vorbereitung der Digitalisierung, Entsorgung & Archivmigration (26.–31. Mai 2025)

    -Detaillierte Planung der Dokumententrennung (Entsorgung, Auslagerung, Digitalisierung)

    -Festlegung der Zuständigkeiten & Prozesse für dezentrale Nutzer

    -Organisation von Datenschutzmaßnahmen für Entsorgung & digitale Verarbeitung

    Ergebnisse:

    -Ausgewähltes DMS-System mit detailliertem Implementierungsplan

    -Festgelegter Zeitplan für Entsorgung, Archivtransfer & Digitalisierung

    DIE DIGITALISIERUNG HAT ERHEBLICHE AUSWIRKUNGEN AUF DEN FLÄCHENBEDARF UND DIE ARBEITSWEISE

  • Juni 2025: Implementierung, Testphase & Go-Live

    Verantwortlich: Facility Management, IT, externe Anbieter, Nutzergruppen

    Digitalisierung: Sitemap

  • Installation & Anbindung des DMS an bestehende Systeme (1.–15. Juni 2025)

    -Integration des digitalen Posteingangs mit OCR & automatisierten Workflows

    -Verknüpfung mit CAFM & ERP-Systemen zur Dokumentenverwaltung

    -Automatisierung der Archivierung nach Dokumententypen & Zugriffsrechten

  • Umsetzung der Entsorgungs-, Digitalisierungs- & Auslagerungsstrategie (16.–25. Juni 2025)

    -Schrittweise Entsorgung von nicht mehr relevanten Dokumenten (nach Compliance-Check)

    -Digitale Erfassung und Strukturierung der relevanten Archive nach Priorität

    -Auslagerung und physische Archivorganisation für Langzeitdokumente

    Individuelle Strategien für die Digitalisierung von Archiven und Post

  • Schulung der Mitarbeiter & Go-Live (26.–30. Juni 2025)

    -Schulung der Facility-Management-Teams, Archivverantwortlichen & IT-Administratoren

    -Übergang in den Regelbetrieb mit vollständig digitalisiertem Post- & Dokumentenmanagement

    Ergebnisse:

    -Effiziente Umsetzung der Archivdigitalisierung, Entsorgung & Migration

    -Funktionsfähige, digitale Archiv- & Postverarbeitungslösung

    -Geschulte Anwender für eine optimale Nutzung der digitalen Workflows

    Beratungs- und Ingenieurdienstleistungen für das Facility Management im Bereich Digitalisierung

  • Datenschutz, Sicherheit & Compliance

    -Verschlüsselte Speicherung & Zugriffskontrolle nach ISO 27001

    -Automatisierte Backups & Notfallwiederherstellung (Disaster Recovery Plan)

    -DSGVO-konforme Speicherung & Schutz sensibler Daten

    -Multi-Faktor-Authentifizierung & rollenbasierte Zugriffskontrolle

    Innovative Apps im Facility Management

  • Optimierung & Weiterentwicklung

    Langfristige Archivstrategie

    -Definition von Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Vorgaben (GoBD, DSGVO, HGB, AO)

    -Automatische Löschung oder Archivierung nach definierten Fristen

    Mobile Verfügbarkeit & Cloud-Lösungen

    -Zugriff auf digitale Dokumente über mobile Endgeräte

    -Cloud-Technologien für standortunabhängigen Zugriff

    Performance-Monitoring & kontinuierliche Optimierung

    -Erfassung von Dokumentenzugriffen & Optimierung der Prozesse

    -Regelmäßige Updates & Verbesserung der Suchfunktionen

    BEDEUTUNG DER RICHTIGEN NUTZUNG VON WEBANWENDUNGEN IM INTRANET FÜR DAS FACILITY MANAGEMENT

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