Digitalisierung von Post und Archiven: Timeline

Zeitraum: April 2025 – Janaur 2027

Ziel: Effiziente Digitalisierung, Neuorganisation und Optimierung der Archivverwaltung unter Berücksichtigung von Entsorgung, Auslagerung und verteilten Zuständigkeiten.

Schwerpunkte:
-Erfassung und Bewertung der vorhandenen Archivbestände (inkl. Zuständigkeiten)
-Erstellung eines Konzepts für Digitalisierung, Entsorgung und externe Archivierung
-Lastenheft & Ausschreibung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
-Implementierung der Digitalisierung, Datenmigration & Systemintegration
-Schulung der Mitarbeiter & Übergang in den operativen Betrieb
-Sicherstellung von Datenschutz, Compliance & IT-Sicherheit

• Januar 2025 – ff: Digitalisierung & Testbetrieb (Pilotvorbereitung)

  Verantwortlich: IT, Facility Management, Datenschutz, Postdienstleister

  -Fortführung eines digitalen Posteingangs mit Scanning, Indexierung und digitaler Weiterleitung

  -Anbindung an E-Mail-Systeme, DMS und digitale Freigabeprozesse

  -Testbetrieb mit ausgewählten Organisationseinheiten (Postverteilung, Archivzugriff, Suchlogik)

  -Prüfung DSGVO-konformer Ablage- und Löschkonzepte für sensible Unterlagen

  

• Januar– Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen

  Verantwortlich: Facility Management, Geschäftsleitung, IT, Datenschutz, Archivleitung

  -Definition strategischer Ziele für die Digitalisierung von Post- und Archivprozessen (Effizienz, Transparenz, Zugänglichkeit)

  -Festlegung der rechtlichen, organisatorischen und datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen

  -Entscheidung über zentrale vs. dezentrale Post- und Archivstrukturen im Neubau

  -Abgleich mit Digitalisierungsstrategie und Compliance-Vorgaben

  

• Mai 2025: Start der Mitbestimmung

  Verantwortlich: Facility Management & IT, dem Archivmanagement und dem Betriebsrat

• Januar – März 2025: Bestandserhebung und Prozessanalyse (Neubau & Altbestand)

  Verantwortlich: Facility Management, IT, Nutzervertretung, externe Berater

  -Erhebung vorhandener Postläufe, Aktenbestände Archivsysteme und Zuständigkeiten

  -Klassifikation der Dokumententypen: revisionssicher, vertraulich, kurz- oder langfristig aufzubewahren

  -Erstellung eines SOLL-Prozesses für digitale und physische Dokumentenflüsse

  

• März - April 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren

  Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, IT, Datenschutz, Rechtsabteilung

  -Erstellung technischer Anforderungen: Scantechnik, OCR, Lagertechnik, Softwareschnittstellen

  -Definition von KPIs: Scandurchsatz, Suchzeiten, Bearbeitungsdauer, Löschfristen

  -Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Software, Hardware und Dienstleister

  -Auswahl spezialisierter Anbieter für digitale Poststellen und Archivlösungen

  

• September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

  

• Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung

  

• Juni 2025 – Juli 2026: Rollout und Integration in den Regelbetrieb

  Verantwortlich: Facility Management, IT, Rechtsabteilung, Datenschutz

  -Ausweitung des digitalen Systems auf gesamte Organisation

  -Abnahme der Archivlogistik

  -Verknüpfung mit CAFM, DMS und ERP-Systemen

  -Einrichtung eines zentralen Monitorings für Archivstatus, Fristen, Zugriffe

  

• August – Oktober 2026: Optimierung und Abschlussevaluation

  Verantwortlich: Facility Management, interne Audits, Dokumentenmanagement

  -Analyse von Durchlaufzeiten, Zugriffszahlen, Nutzerfeedback

  -Optimierung von Scanspezifikationen, Ordnerstrukturen, Archivierungsrichtlinien

  -Vorbereitung auf externe Audits und langfristige Betriebsfreigabe

  

• Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau

  Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation

  -Offizielle Übergabe des digitalen Post- und Archivsystems in den Regelbetrieb

  -Kommunikation an alle Organisationseinheiten über neue Abläufe, Tools und Zuständigkeiten

  -Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

  -Verankerung in der Gesamtstrategie für Informationsmanagement und Nachhaltigkeit

• 2027 - ff.: Laufender Betrieb der Post- und Archivprozesse (beide Gebäude)

  -Ein digitalisiertes und gut strukturiertes Dokumentenmanagement erhöht Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit

  -Regelmäßige Pflege von Indexdaten, Benutzerrechten und Aufbewahrungsfristen

  -Überwachung der physischen Archive und Rückbau nach Auslagerung/Digitalisierung

  -Schulungen für neue Mitarbeitende und Systemnutzer

  -Kontinuierliche Prozessoptimierung durch Auswertung von Nutzungsdaten und Anfragen