Zum Inhalt springen

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Digitalisierung von Archiven: Struktur und Effizienz für Ihre Dokumente

Facility Management: Digitalisierung » Leistungen » Digitalisierung von Archiven

Von physischen Archiven zu durchsuchbaren und zugänglichen digitalen Lösungen

Von physischen Archiven zu durchsuchbaren und zugänglichen digitalen Lösungen

Die Digitalisierung von Archiven ist ein entscheidender Schritt, um Effizienz, Zugriffsfähigkeit und Sicherheit in der Dokumentenverwaltung zu verbessern. FM-Connect.com unterstützt Sie bei der Transformation Ihrer physischen Archive in strukturierte, digitale Systeme, die Ihnen jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Unterlagen ermöglichen.

Unsere Leistungen umfassen die Organisation der Erfassung, Kategorisierung und Digitalisierung Ihrer Dokumente sowie die Implementierung durchsuchbarer Datenbanken, die Ihre Arbeitsprozesse nachhaltig optimieren. Wir stellen sicher, dass alle Schritte den geltenden Datenschutz- und Compliance-Vorschriften entsprechen.

Der Fokus liegt darauf, physische Lagerkapazitäten zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und die Verwaltung Ihrer Dokumente effizienter zu gestalten. Mit einer klaren Struktur und intuitiven Suchfunktionen erleichtern unsere Lösungen die tägliche Arbeit und ermöglichen eine flexible Anpassung an zukünftige Anforderungen.

Mit FM-Connect.com machen Sie Ihre Archive fit für die digitale Zukunft. Gemeinsam schaffen wir Systeme, die Ihre Dokumente sicher, zugänglich und effizient verwalten – für eine moderne und leistungsstarke Archivlösung.gliche digitale Systeme.

Dokumentenerfassung

  • Professionelles Scannen und Indexieren von Papierdokumenten.

  • Nutzung modernster OCR-Technologien (Optical Character Recognition) zur automatischen Texterkennung und -extraktion.

Datenstrukturierung und -organisation

  • Erstellung eines zentralen digitalen Archivs mit klar definierten Ordnerstrukturen und Kategorien.

  • Implementierung von Metadaten, um die Suche und Filterung von Dokumenten zu erleichtern.

  • Aufbereitung der digitalisierten Dokumente für weitere Prozesse, z. B. Konvertierung in bearbeitbare Formate wie PDF/A.

  • Sicherstellung der Kompatibilität mit nachfolgenden Systemen wie ERP- oder DMS-Plattformen.

Sicherheits- und Zugriffsmanagement

  • Einrichtung von Berechtigungen und Zugriffsebenen, um sensible Daten zu schützen.

  • Implementierung von Back-up- und Recovery-Systemen zur Sicherung Ihrer Dokumente.

Nachhaltigkeit und Kosteneffizienz

  • Reduktion von Lagerflächen und Papierverbrauch durch digitale Speicherung.

  • Einsparung von Zeit und Kosten durch vereinfachte Such- und Verwaltungsprozesse.